A importância do Mapeamento de Processos

Presente constantemente no mundo empresarial, o planejamento é algo é utilizado desde antes da abertura de uma organização e que se mantém até mesmo durante o seu tempo de atividade.

Com tantos processos em uma empresa, é necessário observar como elas podem ser padronizadas e aprimoradas, podendo reduzir custos, evitar erros e conseguir resultados melhores. O mapeamento de processos possui exatamente esse propósito.

Hoje entenderemos melhor sobre como funciona o mapeamento e qual a sua importância dentro de uma empresa!

O que é o mapeamento de processos?

A técnica de mapeamento de processos pode ser entendida como uma ferramenta de administração e planejamento, que auxilia as organizações com uma ampla visão do fluxo de trabalho e de como estão sendo realizados cada tipo de processo.

Com ele, se torna possível saber quais colaboradores e gestores estão envolvidos com cada processo e o que está sendo tratado, e assim surgindo oportunidades de identificar pontos de melhoria.

Por que mapear?

Em meio de tantos processos no ambiente empresarial, é completamente importante garantir que não tenham gargalos e erros durante a realização de cada atividade, visto que isso pode resultar em grandes prejuízos.

Quando se observa tudo que está sendo feito na organização, se permite fazer um retrabalho que abre outras formas de atuação, traz uma melhor comunicação e novos métodos que podem promover uma boa organização e resultados melhores.

O mapeamento de processos ainda segue com os seguintes objetivos:

• Compreender a organização de cada processo, entradas e saídas, seus objetivos e de qual forma eles funcionam;
• Realizar o mapeamento sequencial das atividades compostas no processo, o que auxiliará na identificação de falhas e melhorias;
• Representar visualmente e de maneira documentada, facilitando a compreensão da cadeia de valor;
• Tornar os processos mais padronizados, remodelando-os e garantindo que elas sejam executados da melhor forma possível.

Todas as informações são mapeadas e apresentadas de maneira visual em um fluxograma.

Iniciando o mapeamento: principais passos

Agora que entendemos melhor sobre o mapeamento de processos e o motivo de sua importância, é interessante sabermos também como ele pode ser feito, não é mesmo? Criamos uma lista com os principais passos que devem ser seguidos, veja abaixo:

Identificação

A primeira etapa está na identificação dos processos que necessitam de mapeamento. Para isso, é necessário traçar qual o objetivo geral do seu mapeamento, que pode ser desde aperfeiçoar um único processo ou até mesmo realizar um retrabalho em vários processos existentes.

Feito isso, deve ser realizada uma minuciosa análise para identificar o que pode causar um eventual ruído que faça com que os resultados não possam ser alcançados, criando então as medidas de reparação e melhoria.

No momento de selecionar qual processo será mapeado, verifique as seguintes questões:

• O nível de impacto do processo no negócio;
• Se o processo causa ou não eventuais problemas no cotidiano empresarial;
• Se existe a possibilidade de automação do processo;
• A possibilidade de mapear o processo garantir um retorno positivo e resultados melhores;
• A disponibilidade das informações e recursos necessários para realizar uma reformulação efetiva no processo selecionado.

Além dessas questões, uma dica está em iniciar a seleção verificando processos que possam trazer insatisfação para clientes, como a área de atendimento e que possam ter oportunidades para a automação ou aprimoramentos tecnológicos.

Selecione uma equipe

Mesmo que você seja sócio ou o diretor de uma organização, contar com o auxílio de gestores e colaboradores é crucial no mapeamento de processos. É possível dessa maneira coletar ideias que possam gerar grandes insights para a melhoria dos processos.

Nesse momento já pode se iniciar a construção gráfica do mapeamento, reunindo as informações necessárias e realizando uma análise. Porém, certifique-se também de que todos os envolvidos estão devidamente treinados.

Mesmo que os componentes da equipe sejam gestores e colaboradores de alto nível, garantir que todos estejam alinhados nos conhecimentos é essencial para evitar erros no futuro.

No caso de realizar uma melhoria que envolva novas tecnologias que nunca foram utilizadas na empresa, por exemplo, é preciso considerar a possibilidade de disponibilizar treinamentos para os colaboradores.

Revise

Todos os elementos listados e documentados devem estar corretos para evitar falhas, por isso, o ideal é revisar cada etapa e observar se as suas posições no fluxograma estão em seus devidos lugares.

Estude as melhorias e soluções

Com o mapa completo em mãos, está no momento de estudar quais serão as melhorias, verificando diversos cenários que confirmem que elas serão viáveis e entrem de acordo com a realidade da empresa.

Monitore os resultados

Após aplicadas das melhorias, verificar juntamente aos indicadores se as mudanças deram certo é a última etapa. Observe todos os dados e veja se o objetivo traçado foi cumprido ou se será preciso realizar ajustes.

Vantagens

Um bom mapeamento de processos garante vantagens satisfatórias para uma empresa, tais como:

• Identificar problemas operacionais

Problemas na realização de processos podem trazer uma série de prejuízos, como o desperdício de tempo e falhas que prejudicam o desempenho de um setor. O mapeamento ajuda na identificação desses problemas.

• Redução de custos

Todas as empresas consideram reduzir custos e possuir um ótimo controle financeiro. Ao encontrar falhas nos processos, pode-se ir além de encontrar soluções que os otimizam e reduzem trabalhos repetitivos, mas também é possível até mesmo eliminar processos que podem ser vistos como desnecessários após uma análise mais profunda.

• Padronização

Ao retrabalhar um processo, o mesmo pode ser padronizado com metodologias mais avançadas e efetivas, reduzindo problemas internos de comunicação e aumentando a eficiência.

Isso resulta em uma entrega de maior qualidade, atendendo às expectativas dos clientes e gerando maior satisfação.

Um dos processos mais importantes: o atendimento

Mencionamos anteriormente que um dos processos que podem ser considerados no mapeamento de processos são os que possuem relação direta com a insatisfação do cliente.

Em muitas empresas, a área de atendimento pode estar totalmente envolvida com isso caso não disponha de técnicas avançadas e de tecnologias adequadas para realizar um atendimento efetivo e de qualidade.

Com as melhores soluções para tornar a experiência de atendimento agradável para o seu cliente, a Qualitor utiliza da tecnologia para reduzir custos, ruídos e otimizar esse setor que tanto importa na maioria das organizações.

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