Entenda a importância e como otimizar o seu fluxo de trabalho

Você sabe como otimizar os fluxos de trabalho no dia a dia? Pois saiba que esse tem sido um dos maiores desafios na liderança de startups, agências e grandes empresas, em razão do acúmulo de atividades que resulta em desorganização, atrasos e pouca produtividade.

Mas como fazer isso diante de rotinas nos moldes shared services (serviços compartilhados), em que é preciso dar conta de tarefas diversas ao mesmo tempo, envolvendo processos jurídicos, demandas de gestão, controle de finanças e gerenciamento de equipes e do serviço de atendimento ao cliente, por exemplo?

É o que mostraremos a você nos tópicos seguintes, expondo conceitos, práticas e dicas para que você, sua equipe e empresa, no geral, otimizem o workflow. Acompanhe!

O que são fluxos de trabalho?

O fluxo de trabalho nada mais é do que o conjunto de atividades que você, sua equipe ou empresa precisam desempenhar conforme os prazos, grau de relevância e prioridade estabelecidos. Geralmente, essa lista é elaborada na forma de pirâmide, elencando cada processo de acordo com sua ocorrência.

Também conhecido no mercado como workflow, os fluxos de trabalho funcionam como uma espécie de mapa, roteiro ou bússola, que documenta, categoriza e norteia as tarefas que você deve realizar prioritariamente.

Na prática, trata-se de um sistema estruturado de atividades-padrão que indicará as tarefas prioritárias, a ordem em que elas devem ser resolvidas e os recursos que você deve utilizar para concretizá-las, segundo um plano de ação eficiente.

Por que é tão importante otimizar o workflow?

Considerando o contexto empresarial contemporâneo, em que as atividades se acumulam e as responsabilidades só aumentam, otimizar os fluxos de trabalho na empresa é fundamental para os profissionais com perfil cada vez mais multitarefa.

Definir prioridades, estruturar as ações e fazer o registro e a modelagem de processos são práticas essenciais para organizar a rotina, aumentar a produtividade e alavancar os resultados.

Para tanto, é preciso dividir os processos em pequenas tarefas, delegar responsabilidades e planejar estrategicamente sua realização. Tudo isso é feito de forma otimizada, para se fazer mais em menos tempo.

Como otimizar e digitalizar fluxos de trabalho?

A essas alturas, você já deve estar se perguntando como é possível otimizar e digitalizar os fluxos de trabalho, afinal? De que modo estruturar os processos, fazer a priorização de tarefas e planejar as ações de forma otimizada e correta?

Sabe-se que o bom funcionamento de uma empresa está estritamente relacionado a um tripé composto pela gestão de processos, pelas ferramentas e pessoas. Em tempos de transformação digital, existem algumas formas inteligentes de se fazer isso. Confira algumas delas a seguir.

Utilize a tecnologia para ajudar no gerenciamento

A primeira dica para você otimizar os fluxos de trabalho da empresa não poderia ser outra senão utilizar a tecnologia para fazer o gerenciamento de tarefas e a desburocratização de processos.

Em tese, há duas maneiras de automatizar essa estratégia: desenvolvendo internamente, por meio do departamento de TI, uma plataforma de automação ou contratando um serviço já existente e reconhecido no mercado, como a Qualitor, que oferece uma plataforma completa para o gerenciamento de processos de atendimento ao cliente e centralização de serviços.

Mapeie os processos de trabalho

Por meio dessa plataforma, torna-se possível seguir as demais dicas, como mapear e conhecer os processos de trabalho da empresa, identificando todas as tarefas cronologicamente, desde o primeiro passo até o objetivo visado.

Assim, você tem uma visão mais amplificada e estruturada da empresa, assim como consegue, inclusive, detectar gargalos, burocracias, desperdícios e pontos que precisam ser melhorados.

Documente os processos

Outro passo muito importante para otimizar o workflow consiste em documentar os processos. Na verdade, essa etapa é central para criar um fluxo de trabalho eficiente e organizado.

Aqui, novamente, a atuação de um software de gestão é fundamental, pois imagine como seria difícil e complicado registrar todos os processos manualmente. Quanto tempo seria preciso para fazer isso? Nesse caso, a estratégia teria um efeito contrário: aumentaria a burocracia e reduziria a produtividade.

Monitore os processos de perto

Já ouviu falar naquela lógica de que tudo o que é feito deve ser avaliado na empresa? Ela cabe perfeitamente na estratégia de criar e otimizar o fluxo de trabalho para melhorar a qualidade dos serviços e aumentar a velocidade das entregas.

Para isso, é preciso utilizar as ferramentas tecnológicas, criar KPIs, definir indicadores e acompanhar de perto tudo o que é feito, acompanhado dos respectivos resultados alcançados.

Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho organizado e automatizado?

A importância do workflow para você e sua empresa é tamanha e manifesta-se por meio dos benefícios que essa prática de gestão oferece, os quais interferem diretamente no desempenho individual e coletivo das equipes, nas entregas dentro do prazo e, principalmente, nos resultados.

Veja, a seguir, as principais vantagens de organizar o fluxo de trabalho na empresa!

Aumento da produtividade

O primeiro benefício oferecido por um workflow bem otimizado é o aumento da produtividade. Trata-se de um resultado expressivo, tendo em vista que esse indicador aponta que a empresa está produzindo mais em um menor tempo e com menos recursos financeiros.

Em síntese, a otimização e a estruturação dos fluxos de trabalho melhoram a performance da empresa porque agilizam processos, integram colaboradores — principalmente, com informação e atendimentos desburocratizados — fornecem uma visão 360º dos processos e digitalizam as atividades. 

Integração de atividades

Na lógica dos centros de serviços compartilhados (CSCs), a otimização dos fluxos de trabalho naturalmente requer a integração de processos, departamentos e atividades. Nessa perspectiva, diferentes áreas da empresa passam a atuar de maneira centralizada e alinhada, em prol dos mesmos objetivos.

Pode-se dizer, inclusive, que essa vantagem, automaticamente, chama muitas outras, como a que você verá adiante.

Redução de custos

A organização otimizada do workflow também permite que a empresa diminua seus custos e melhore o ROI (retorno sobre o investimento). Isso porque, com os serviços mais estruturados e centralizados, é possível reduzir gargalos e desperdícios, além de desburocratizar processos.

Dessa forma, à medida que essa prática de gestão aumenta a produtividade das equipes e da empresa, os gastos despencam. Funciona como uma conta matemática proporcional. Mas, nesse caso, o objetivo é encontrar fórmulas para melhorar a gestão.

Além disso, é válido dizer que os fluxos de trabalho otimizados, bem organizados e estruturados contribuem significativamente para a redução de falhas, o aumento da qualidade dos produtos ou serviços comercializados, a melhora do atendimento ao cliente, a gestão de tempo mais inteligente e a centralização de informações e tickets em um só lugar.

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