Modelagem de processos: o que é, como funciona e como fazer?

Saber o que a sua empresa faz é muito importante para melhorar ou ajustar as ações, de modo que traga inovações que ajudem na rotina dos colaboradores e na parte financeira do negócio. É por isso que muitos gestores apostam na modelagem de processos como forma de entender e otimizar as suas atividades. 

No entanto, é preciso saber as técnicas e como realizar as representações dos seus processos. Para entender melhor como funciona tudo isso e de que maneira a sua empresa se beneficia dessa análise, continue a leitura!  

O que é modelagem de processos? 

Modelar processos significa representar em forma de diagrama, mapa ou modelo os processos atuais de um empreendimento, com intuito de documentar, entender e analisar o trabalho feito para transformar e automatizar. Por isso, é ideal para quem quer otimizar suas ações e busca sempre por inovação, mas tem dificuldades para saber e priorizar por onde começar.

Com esse detalhamento fica claro que a modelagem de processos faz parte da tomada de decisão. Afinal, sabendo como está a situação atual da empresa ou de um determinado setor é fácil mudar o que não está sendo eficaz. 

No entanto, é preciso distinguir essa atividade do mapeamento. Apesar de ambos dividirem os procedimentos empresariais, a modelagem tem a função de incorporar regras de negócios, enquanto o segundo item apenas torna mais claros os papeis. 

Quais são as técnicas e como fazer a modelagem de processos? 

Para começar o projeto você pode optar por várias técnicas, a fim de coletar as informações necessárias. Algumas delas são mediante entrevistas individuais com os responsáveis, análise de documentos, reuniões com um grupo de pessoas de um ou vários departamentos e observação da execução das tarefas. 

Após decidir qual é a melhor maneira de chegar nas respostas para o seu objetivo, é hora de optar por um dos três tipos de abordagens para modelar: 

• bottom up modela de cima para baixo. Isso significa que você vai entender primeiro os detalhes da empresa para depois enxergar o seu macro; 
• middle out modela do meio para fora. Aqui, é concentrado no problema em si para depois chegar nas suas extremidades;
• top down modela de baixo para cima. Nesse caso, você começará tendo uma visão macro para depois estudar cada um. Há uma riqueza maior de detalhes, mas em questão de tempo é mais lenta. 

O terceiro passo é saber onde serão diagramados os processos. Existem diversas ferramentas no mercado para fazer essas anotações, como o BPMN (Business Process Model and Notation), fluxograma, UML (Unified Modeling Language) etc.

Para finalizar, não esqueça de gerar um documento compartilhável em vários formatos da representação desenvolvida. Além disso, dissemine o arquivo dentro da organização para todas as partes interessadas, com intuito de alinhar as pessoas. 

Quais os benefícios da modelagem de processos?  

Melhora a comunicação 

Em muitas empresas os funcionários não conseguem falar dos seus processos com os outros, pois não se entendem. Isso porque fazem atividades diferentes, mas com o mesmo propósito, ou referem-se à determinada coisa por outros nomes. Por isso, a modelagem de processos serve como um guia para essas pessoas se encontrarem e ajuda a preencher essa lacuna. 

Evita desperdícios e atrasos 

A partir do entendimento de forma clara dos processos, é possível visualizar gargalos ou demais problemas que não eram fáceis de serem notados. Assim, as medidas necessárias são tomadas para corrigi-los, o que gera economia nas ações. 

Ajuda no desenvolvimento dos funcionários 

Seja um novo colaborador ou um profissional que já atua na organização, é sempre bom oferecer um material de suporte para que ele tenha uma noção geral do trabalho. Por meio disso, ele consegue esclarecer todas as suas dúvidas. 

Para quem quer atingir seus resultados e metas com excelência, a modelagem de processos é um bom ponto de partida. Afinal, quando as atividades empresariais são detalhadas e visualizadas com clareza, é possível inovar com eficiência e rapidez. Se você acredita que realizar isso trará grandes vantagens para sua organização, não perca mais tempo! 

Para organizar melhor o seu trabalho e torná-lo mais produtivo, é interessante saber mais sobre a matriz de responsabilidade. Ela complementará a sua modelagem de processos. Descubra como!