Qual a diferença entre Mapeamento de Processos e Modelagem de Processos?

A padronização de processos é um dos pilares de uma gestão eficiente. Afinal, quando os fluxos de trabalho obedecem a parâmetros bem estruturados adquirem consistência, minimizam falhas e se tornam menos vulneráveis a fatores externos, como a troca de colaboradores, por exemplo. Nesse cenário, existem dois conceitos importantes: o mapeamento de processos e a modelagem de processos. Saiba a diferença entre eles.

Modelagem de processos: o que é?

Os processos de uma empresa são dinâmicos ou, pelo menos, deveriam ser. A ideia é que sejam melhorados continuamente para que obtenham resultados mais satisfatórios e, se possível, otimizando os recursos necessários para isso.

Dessa forma, a modelagem de processos é uma representação gráfica dos processos realizados dentro de uma empresa, elaborada com o intuito de se identificar gargalos de produtividade, pontos de retrabalho, desperdícios e outras variáveis que necessitem de melhoria.

A ideia é que, olhando para a modelagem de processos, fique claro de que forma as atividades são realizadas - ou deveriam ser - dentro daquele fluxo.

Importante ressaltar que essa modelagem é individual, ou seja, cada processo da empresa deve ter a sua própria representação.

E o mapeamento de processos? O que é?

O mapeamento de processos pode ser considerado como um possível desdobramento da modelagem. Isso porque, quando a modelagem é elaborada, ela pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo. O que muda entre essas três opções é o nível de detalhamento da representação de processo.

Assim, podemos dizer que o mapeamento é um tipo de modelagem de processos, que fornece um nível intermediário de detalhes. Ele é mais preciso do que um diagrama e menos preciso do que um modelo.

Em um mapeamento de processos, teremos os seguintes dados representados:

- As atividades que compõem o processo em questão;
- As pessoas envolvidas nele;
- Os eventos, ou seja, acontecimentos que podem ocorrer ao longo da execução do processo e que vão interferir nele;
- Os resultados esperados.

Logo, a modelagem é um processo mais abrangente que serve para entender melhor um processo que ocorre dentro da empresa e que pode se desdobrar em um mapeamento, caso esse seja o nível de detalhamento necessário.

Benefícios da modelagem e do mapeamento de processos

Entendendo essa sutil diferença entre esses dois termos, o mais importante é saber os benefícios que a modelagem e o mapeamento de processos podem proporcionar ao seu negócio:

Identificar as falhas

Essa é uma das principais vantagens! É bastante provável que, dentro da sua empresa, neste exato momento, existam processos em curso que não estejam atingindo o desempenho que poderiam. E é ainda mais provável que você nem saiba exatamente o porquê.

Isso ocorre porque a condução dos processos entra no “piloto automático” e, de repente, suas etapas estão sendo reproduzidas sem que se questione se aquele fluxo ainda faz sentido.

A modelagem e o mapeamento trazem a oportunidade de olhar para esse processo de uma forma mais crítica e identificar o que pode ser melhorado nele.

Alcançar todos os envolvidos

A ideia é que todas as pessoas envolvidas em um processo possam participar dessa modelagem e ter acesso ao mapa de processo depois que ele estiver finalizado. Assim, os colaboradores ficam todos na mesma página e o seu trabalho acontece com maior interação e sinergia.

Reduzir de desperdícios

Durante a modelagem, também são levantados os recursos empregados naquele processo. Aqui, é comum que possíveis desperdícios tornem-se visíveis. Consequentemente, também poderá ser traçado um plano para otimizar os recursos envolvidos.

Receber novos colaboradores

Se, ao admitir um novo colaborador, a empresa tiver um mapa do processo em que ele vai atuar, será muito mais fácil que ele entenda a relação entre a sua função e o todo. Esse profissional vai ser integrado à equipe mais rapidamente e começar a trazer resultados para a empresa antes, se comparado a um cenário em que esse mapa não existe.

Planejar treinamentos

O mapeamento de processos também vai servir de base para o planejamento de treinamentos mais eficazes, que seja direcionado para os pontos que realmente precisam ser melhorados.

Como fazer a modelagem e mapeamento de processos

Diante de todo esse contexto, você certamente já se deu conta de que modelar e mapear processos é imprescindível. Porém, se não sabe nem por onde começar, confira um passo a passo bem prático!

Defina os processos

Você não vai conseguir se dedicar a todos simultaneamente. Assim, a primeira etapa é definir quais processos serão modelados e mapeados. Para isso, recorra ao planejamento estratégico da empresa e dê prioridade àqueles que têm mais impacto sobre os objetivos que você está tentando alcançar com o empreendimento.

Escolha qual será a abordagem de modelagem

Existem três formas possíveis de se fazer a modelagem de processos:

- Top-down: começa com a visão macro do processo e depois segue para as suas etapas de forma mais detalhadas;
- Middle-out: toma como ponto de partida o núcleo do processo e depois se direciona para as suas extremidades;
- Bottom-up: começa a modelagem pelos detalhes e vai se dirigindo à visão macro.

Colete o máximo possível de informação

Como comentamos, o mapeamento de processo tem um nível intermediário em termos de detalhamento. Porém, prefira sempre ter em mãos um excesso de informação que você vai poder aproveitar em outro momento do que sofrer com a escassez de dados!

Assim, sabendo qual processo está sendo modelado, aproveite todas as frentes para conseguir informação sobre ele:

- Faça um brainstorming com os colaboradores envolvidos;
- Entreviste-os individualmente;
- Observe a rotina de trabalho desses profissionais;
- Analise dados que se relacionam ao processo, exemplo: tempo médio que uma demanda leva para ser concluída, quais resultados esse processo trouxe em um certo período de tempo…

Crie a representação do processo

É aqui que o mapeamento se torna palpável. Todas essas informações vão ser representadas graficamente e existem diversos modelos que você pode adotar para isso: fluxograma, BPMN, EPC, UML… faça uma pesquisa sobre essas alternativas e escolha a que mais se encaixa ao seu negócio.

E não se esqueça: tenha sempre objetivos bem definidos. Saiba onde você quer chegar com a modelagem e mapeamento de processos. Isso faz toda a diferença!

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