5 motivos para implementar os Centro de Serviços Compartilhados

Os Centros de Serviço Compartilhados (CSC) são estruturas organizacionais que concentram algumas das principais atividades de apoio da empresa em um centro autônomo. Nesses espaços, normalmente, são administradas atividades de baixa demanda, mas que são essenciais para o funcionamento do negócio.

Encontram-se nesse ambiente os processos das áreas financeira, RH, TI, logística, administrativa, atendimento ao cliente, entre outras. Elas são implementadas com uma estrutura gerencial própria e, essencialmente, com processos padronizados.

O objetivo é melhorar a eficácia organizacional por meio da centralização de funções que não são o coração do negócio, mas que impactam diretamente nas rotinas da empresa, e com isso conquistar uma série de benefícios em curto e longo prazos.

Criados nos Estados Unidos na década de 1970, os centros são utilizados em pelo menos 90% das 100 maiores empresas do mundo e em mais de 200 empresas nacionais, mostrando ser uma forte tendência para aquelas que desejam maior competitividade no mercado.

Se interessou pelo tema? Continue lendo e veja cinco motivos para implementar um Centro de Serviços Compartilhados em sua empresa.

1. Aumento da produtividade

Uma das funções da implementação do Centro de Serviços Compartilhados é a padronização das atividades realizadas por setores diversos, que passarão a integrar o mesmo centro. Por meio disso, consegue-se:

• reduzir falhas geradas nos processos;
• diminuir os gargalos e pontos de ineficiência;
• implementar melhores práticas de atividades de forma rápida, eficiente e menos custosa para a organização;
• gerenciar a demanda com melhor controle;
• replicar ações positivas nos demais processos da empresa, devido à padronização;
• evitar retrabalho dos setores ao ter que adaptar informações e padronizações ao receber dados de outras áreas;
• aumentar agilidade nos processos, já que diminui o tempo de revisões e necessidade de refazer trabalhos;
• potencializar resultados dos processos.

Assim, há uma maior agilidade nos procedimentos, permitindo fortalecer a produtividade dos setores envolvidos de forma isolada e como um todo. Outro benefício é a melhora da estrutura organizacional por meio de um alinhamento dos processos.

Além disso, as técnicas de implementação de CSCs exigem o uso de indicadores de performance. Pode-se identificar, portanto, se as metas pretendidas estão sendo batidas e quais pontos estão apresentando gargalos e problemas, a fim de ter uma melhoria constante nos processos que ocorrem no espaço.

2. Redução de custos

Por meio de técnicas de gestão de processos e da integração dos setores, há a otimização dos serviços, diminuindo a redundância de atividades. Com isso, abre-se brecha para deslocar funcionários para outras funções na empresa.

Essa possibilidade auxilia a maximizar a performances e reduzir custos, diminuindo o número de funcionários necessários para concretizar uma tarefa.

Outro ponto no qual há uma redução dos gastos é no momento de implementação de melhorias, que podem ser aplicadas no centro como um todo, diminuindo a necessidade de realizá-las setor a setor.

Mesmo que a implementação dos CSC gere um custo imediato (contratação de tecnologia, redução das atividades no período de adaptação, treinamentos etc.), em médio e longo prazos pode-se perceber reduções significativas de custos.

3. Otimização da qualidade do serviço prestado

Um dos pilares da implementação dos CSCs é a pesquisa de satisfação com clientes internos. Por meio dela, é possível avaliar a satisfação com o serviço prestado e, principalmente, identificar quais pontos devem ser melhorados.

Além disso, há uma facilitação e simplificação de acesso aos serviços, reduzindo tempo de atendimento e facilitando a resolução de conflitos.

Por exemplo, por meio dos centros autônomos, ao receber uma solicitação de problema, o atendente pode entrar em contato rapidamente com o setor de TI, de forma a diminuir o tempo de resposta e, assim, deixar o cliente mais feliz com a eficiência e agilidade do serviço, bem como potencializar as chances de fidelização.

Além disso, todas as melhorias realizadas são feitas mais rapidamente e de forma precisa, bem como há um melhor gerenciamento de mudanças. A correção de processos também é mais ágil e eficiente.

Assim, qualquer falha que possa comprometer a qualidade do serviço prestado é encontrada e solucionada mais rapidamente, tornando-se uma estratégia importante para a empresa.

4. Suporte no crescimento do negócio

Como os CSCs centralizam as atividades de apoio, as áreas que estão mais diretamente relacionadas com o coração do negócio ficam liberadas para se dedicarem à otimização dos processos que lhe são concernentes, maximizando a produtividade.

Também, a partir do momento em que as funções de apoio estão centralizadas com outros funcionários, os demais colaboradores podem se dedicar a atividades analíticas e estratégicas, fortalecendo as chances de surgirem soluções eficientes e criativas, que sejam um diferencial para a empresa.

Além disso, há uma maior possibilidade de flexibilização de trabalho, o que permite adaptações mais rápidas e eficientes em processos de aquisições e fusões.

A expansão de unidades, tanto no país quanto internacionalmente, também é facilitada, de forma que as centrais fiquem responsáveis por questões mais primordiais e as filiais gerenciem apenas o que concerne à atividade principal do negócio.

5. Centralização processual

Um dos principais objetivos das metodologias implementadas no Centro de Serviços Compartilhados é realizar a integração de processos de áreas diferentes, mas que sejam interdependentes de alguma forma.

Atuando de forma alinhada e centralizada, há uma maior sinergia e troca de informações entre os setores, algo desejável para potencializar a eficiência dos serviços.

Assim, há uma comunicação facilitada, evitando ruídos no diálogo entre os colaboradores de áreas diferentes. Esse é um dos principais vilões da produtividade e do clima organizacional, principalmente pelo desconforto e debate gerados nessas situações.

Outro ponto positivo da centralização processual é a compreensão do papel de um setor na atividade dos demais. Por exemplo, o atendimento ao cliente passa a entender como o TI é essencial para a melhoria dos seus processos, contribuindo para maior colaboração entre os membros das duas áreas.

Deve-se lembrar, sempre, que eficiência organizacional é um dos melhores e mais importantes diferenciais competitivos. A implementação de um Centro de Serviços Compartilhados cumpre um papel importante no processo de se destacar da concorrência e conquistar um posicionamento diferenciado no mercado.

Já conhecia os Centros de Serviços Compartilhados? Tem interesse de implementá-los em sua organização? Conte suas dúvidas e experiências nos comentários.