6 ferramentas colaborativas que potencializam o atendimento

Uma empresa se viu na urgência de se reinventar por conta da crise do novo coronavírus. Como fazer para que os colaboradores consigam trabalhar de forma adequada no home office e se comunicar com os outros membros do time sempre que possível? Será que o trabalho remoto tornará os profissionais mais ou menos produtivos por estarem, agora, trabalhando em casa, sem a supervisão dos gestores?

Em uma situação como essa, é preciso falar a respeito das ferramentas colaborativas. Sem elas, ficará difícil operar nesse cenário de distanciamento social e transformação digital acelerada das empresas. Conforme vamos explicar a seguir, é preciso conhecer os tipos dessas ferramentas, para que delas seja tirado o máximo de proveito. Continue conosco e boa leitura!

O que são ferramentas colaborativas?

Para que a empresa sobreviva aos percalços da atualidade, é preciso entender, em primeiro lugar, a importância do trabalho colaborativo. De forma prática, é necessário ter ferramentas capazes de promover uma boa comunicação entre o time, para que sejam compartilhadas informações, experiências e informações.

Vale destacar que tais ferramentas dificilmente não estão sendo usadas pelos concorrentes da empresa, aumentando ainda mais a importância de adotá-las.

Diferente de tempos mais antigos, planilhas em papel ou no Excel não são mais compatíveis com a realidade dos negócios. Hoje, as organizações precisam se guiar por dados — do contrário não obterão diferenciais, ficando obsoletas e estagnadas. Ferramentas colaborativas são, portanto, tecnologias usadas para os mais variados fins, que juntos serão o motor para o crescimento do negócio nesse cenário de crise sanitária.

Quais são os tipos de ferramentas colaborativas?

Antes de implementar as ferramentas colaborativas no negócio, é preciso se munir de alguns conhecimentos básicos. Os colaboradores precisam, por exemplo, de uma ferramenta para armazenar documentos na nuvem? É com base nessa e em outras respostas que os gestores irão em busca das soluções adequadas às necessidades da companhia.

Dito isso, é fundamental conhecer os principais tipos de ferramentas colaborativas, que são: comunicação, armazenamento, e-mail corporativo, gestão de documentos e assinatura eletrônica. Para saber mais sobre cada um deles, acompanhe as subseções a seguir!

Comunicação

A empresa iniciou um projeto e nele foram designados 10 colaboradores para trabalhar remotamente. Embora possam usar o e-mail e o WhatsApp para se comunicar, as chances de desencontros nas informações será muito grande. Sem uma ferramenta de comunicação centralizada, o projeto corre o risco de virar uma bagunça e ter o seu prazo estourado. Duas soluções bastante conhecidas e eficientes nesse sentido são o Google Meet e o Microsoft Teams.

1. Google Meet

O Google Meet se popularizou bastante em tempos de distanciamento social. Usado tanto por empresas públicas como privadas, ele promove encontros por videoconferência e de um aplicativo de chat para facilitar a comunicação entre os envolvidos. As reuniões podem também ser gravadas, caso algum colaborador não possa comparecer no horário combinado do encontro.

2. Microsoft Teams

O Teams oferece um leque bastante extenso de opções, não só na comunicação, mas também em relação à edição de documentos na própria ferramenta. Além de possuir recursos de chat e videoconferência, a solução da Microsoft permite que arquivos de programas do Pacote Office sejam trabalhados dentro da plataforma, sem que seja necessário sair dele e abrir o programa correspondente para fazer planilhas e documentos de texto, por exemplo.

Armazenamento

Os servidores da empresa já estão lotados de documentos e não há muito dinheiro disponível para a expansão da infraestrutura de TI? Ferramentas colaborativas de armazenamento são uma excelente forma de guardar arquivos na nuvem, de forma até mais segura do que dentro da própria companhia. Além disso, o profissional que estiver trabalhando em home office pode acessar os documentos em qualquer lugar, desde que esteja conectado à internet.

3. Google Drive

Dentro das ferramentas de armazenamento o Google Drive é uma das soluções mais populares. Como ele funciona na nuvem, permite que vários colaboradores tenham acesso a um documento e possam editá-lo. Por meio dele é possível trabalhar com:

• documentos de texto;
• planilhas;
• apresentações em slides;
• formulários, entre outros.

E-mail corporativo

A ideia de um e-mail corporativo é evitar que os assuntos internos da empresa se misturem com os dos colaboradores e gestores. Trata-se, portanto, de uma ferramenta exclusiva para fazer a comunicação eficiente com clientes, fornecedores e profissionais do negócio.

4. Gmail

É uma ferramenta colaborativa completa e que possui integração com outras aplicações do Google, como Drive e Agenda. Dessa forma, é possível coordenar o e-mail corporativo com as soluções de armazenamento e comunicação, impactando a produtividade do time, que agora passa a ter uma noção clara das atividades que precisa desempenhar no home office.

Assinatura eletrônica

A assinatura de documentos em papel é algo que está ficando cada vez mais obsoleto. Além de ser caro em termos de impressão, existem também os custos com deslocamento — que podem corroer as margens de lucro da empresa. Insistir em meios ultrapassados vai prejudicar o negócio e colocar em risco a sua sobrevivência no mercado.

5. Adobe Sign

O Adobe Sign é uma ferramenta que envia e gerencia contratos digitalmente, e pode ser usado em dispositivos móveis como Android e IOS. Por meio dele, a empresa pode, aos poucos, deixar de usar papel e tinta de impressora, bem como evitar deslocamentos dos colaboradores.

Gestão de documentos

Os documentos da empresa precisam de uma gestão própria para evitar perdas e a demora no acesso a eles. Contratos com clientes e folhas de pagamento são apenas dois exemplos de documentos que devem ser corretamente organizados e armazenados. A lista é muito maior — e o uso de uma ferramenta colaborativa é indispensável.

6. GED

O GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é uma ferramenta que permite a organização e o acesso rápido dos arquivos da empresa. Logo, contribui com a produtividade dos colaboradores, pois, agora, a busca passa a levar poucos segundos, em vez de minutos ou horas.

A escolha das ferramentas colaborativas vai depender das necessidades do negócio. Quando os gestores estão munidos desse conhecimento, fica mais fácil promover a digitalização dos processos, tornando a empresa apta a crescer nesse cenário de crise sanitária. Como vimos, é totalmente possível que os colaboradores sejam produtivos e consigam se comunicar com eficiência, mesmo trabalhando em home office e sem a supervisão dos seus superiores.

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