6 problemas que uma má comunicação interna pode causar na sua empresa

Para o bom funcionamento de uma gestão é necessário que os processos, ferramentas e pessoas estejam alinhados, por isso, uma má comunicação interna pode prejudicar todo o andamento dos seus negócios.

Não é apenas uma boa imagem externa que a companhia precisa passar, dentro dos setores também deve acontecer um diálogo efetivo em primeiro lugar. De que forma são esses processos na sua organização? Se o seu objetivo é melhorar os indicadores de satisfação dos clientes, continue agora mesmo a leitura e veja como fugir desses problemas de diálogos internos e interligar os diferentes setores.

Quais os problemas de uma má comunicação interna?

1. Atraso na entrega dos clientes

Quando não há um sistema integrado de informações, os ruídos de conversa, que podem começar com algo simples, se tornam um problema maior, como um atraso na entrega para os clientes. Com uma comunicação interna igualada, é possível garantir a satisfação dos clientes ao mesmo tempo em que acompanha os demais indicadores da empresa.

É a certeza de que os processos estão alinhados entre operadores de diferentes setores, minimizando os erros com os consumidores. Essa demanda deve estar entre as prioridades dos gestores.

De que maneira acontece o contato do cliente com a companhia? De tempos em tempos é preciso observar o que está dando certo ou não nos processos e, se possível, criar mudanças visando a qualidade em atendimento e sucesso do cliente.

2. Falta de conhecimento no próprio processo

Outra falha de comunicação interna é a falta de preparo dos colaboradores com os mínimos assuntos relacionados ao trabalho, ou até mesmo de que jeito funcionam os demais métodos da organização.

Quando os funcionários entram na empresa, passam por treinamentos? Há uma reciclagem depois de algum tempo? Conhecer o modo que cada setor trabalha, quais suas responsabilidades e de que maneira interferem nas demais divisões ajuda na agilidade como um todo, pois, seu colaborador poderá resolver o que for preciso sozinho.

Além disso, você minimiza os problemas de convivência entre os grupos, uma vez que fofocas não deverão existir, afinal, todos conhecem o mesmo conteúdo, estão ligados entre os procedimentos e sabem quais devem seguir. Quanto mais informações forem passadas à sua equipe, com mais agilidade ela vai trabalhar. Além disso, vai se manter satisfeita, uma vez que fará parte de todos os ciclos.

3. Insatisfação dos colaboradores

Um empregado insatisfeito pode prejudicar a sua empresa de diferentes formas. Em muitos casos, o descontentamento parte por falhas na comunicação interna. Alguns motivos que podem gerar insatisfação nos funcionários:

• as tecnologias usadas para desempenhar suas funções não são efetivas ou precisam de reparos;
• quando a corporação pede uma ideia ao colaborador e essa não é adotada nem justificada;
• há conflito de informações entre diferentes gestores;
• os colaboradores se motivam em alguma ação e essa é barrada quando chega ao principal responsável.

Esses podem ser alguns dos motivos de contrariedade por parte da sua equipe.

Além disso, como os gestores recebem as opiniões passadas? Os empregadores se sentem parte do negócio? É possível ordenar todos os pontos e começar as principais mudanças dentro da própria equipe. Por isso, escute-os.

4. Conflitos em cultura organizacional

Saiba que os conflitos dentro da organização podem atrapalhar a produtividade da sua equipe. Há um canal oficial de informação na sua empresa? Os colaboradores recebem boletins com as principais mudanças ou algum outro meio de contato?

Aplicar metodologias com a intenção de alinhar todos os processos diminui esses ruídos ou até mesmo a hierarquização entre os setores, já que com a implementação tudo fica mais transparente, ágil e produtivo.

Caso a instituição esteja passando por algum desacordo entre setores, gerentes ou até mesmo colaboradores, é importante uma reunião de ajuste periodicamente. Os responsáveis precisam alinhar de que forma transmitir as principais mudanças aos demais membros da equipe e, assim, melhorar a comunicação interna da organização.

5. Demora no repasse de informações

Com o objetivo de melhorar também na satisfação dos colaboradores, reflita como está a comunicação interna entre os gestores. Eles passam confiança e se mostram capazes de caminhar junto com a equipe?

De nada adianta todos os departamentos conversarem do mesmo modo, se os principais responsáveis pelo contato não recebem todos os dados ou não repassam em tempo hábil, interferindo na agilidade dos funcionários.

Faça reuniões rápidas se algo demandar mais atenção ou encaminhe um e-mail solicitando retorno, não sendo possível parar todo mundo. Algumas ações simples diariamente já ajudam.

6. Burocracia entre os processos

Outro ponto que pode estar prejudicando a interlocução dentro da organização é a burocracia. A não otimização dos métodos pode atrapalhar a equipe de maneira geral, pois, uma vez que uma demanda necessita de muito tempo, precisa passar por vários setores ou aprovações, assim algo pode se perder no caminho.

Já pensou em aprimorar isso com ferramentas adequadas? Como Centro de Serviços Compartilhados? Eles apresentam vantagens apropriadas, com a finalidade de melhorar a produtividade reduzindo custos ao focar somente no que é necessário.

Como melhorar a comunicação interna?

Agora que você já sabe o que está interferindo no crescimento da sua equipe e na qualidade dos atendimentos, chegou o momento de compreender como melhorar essas informações.

A responsabilidade em adotar uma comunicação interna efetiva deve partir primeiro dos gerentes, sendo acompanhada e modificada quando necessário, para que os demais membros do grupo consigam notar as mudanças.

Pensando nesse objetivo, você pode aplicar diferentes técnicas:

• incluir um canal de informações mensal ou quinzenal com as principais mudanças;
• criar um mural de recados;
• apoiar campanhas internas;
• encorajar a conversa efetiva a partir de ações dadas pelos gestores;
• aplicar a metodologia BPM (Business Process Management) ou outra ferramenta de contato.

Com uma inclusão de metodologia de gerenciamento de processos, é possível ter a interlocução de toda a companhia alinhada, uma vez que seguirão os passos propostos.

Quando implementada, todos os setores conversam ao mesmo tempo, reduzindo as falhas nos processos e melhorando a qualidade em atendimento, tendo a comunicação interna sem problemas como objetivo principal nisso.

Toda essa integração pode ser feita de forma efetiva com ferramentas especializadas como as da Qualitor. Além disso, é possível acompanhar os principais dados para aumentar a receita e qualidade entre os canais.