Acesso à informação: por que é importante para a empresa?

Dentro da estratégia de comunicação interna, o acesso à informação precisa ser um ponto de atenção entre todos, seja pela proteção de dados ou pelo alinhamento entre os departamentos. Além disso, fornece vários benefícios para as empresas.

Os principais objetivos da informação centralizada são, além da organização, a melhoria da comunicação interna, segurança, excelência nos processos e aumento da produtividade. Precisando entender um pouco mais sobre isso? Continue a leitura agora mesmo e saiba por que o acesso à informação é tão importante para a instituição.

Fornece agilidade na resolução dos problemas

Como é possível que se tenha agilidade na resolução de atendimentos ou problemas a partir do acesso à informação?

Você sabia que a empresa minimiza os erros ao adotar a estratégia de informação centralizada? Sim! Além disso, ao adotar ferramentas de gestão, também pode reduzir custos operacionais. 

Com todas as informações no mesmo lugar, cada setor poderá incluir algum dado necessário para que os atendimentos sejam padronizados. Sendo assim, não há necessidade de esperar o prazo de outra divisão responder, por exemplo.

A agilidade na resolução dos problemas é uma das facilidades dessas ferramentas. Com isso, é possível reduzir o tempo de espera por parte do cliente, por exemplo, e, consequentemente, aumentar a satisfação com o atendimento.

Garante maior segurança

Controlar o acesso à informação é essencial se você precisa manter os dados da empresa e dos clientes em sigilo. Além disso, fornece credibilidade e evita que algo saia do controle.

A centralização da informação contribui ainda para limitar o acesso aos dados. Afinal, nem todos os operadores precisam saber sobre dados que dizem respeito aos supervisores, por exemplo. O ideal é que essa restrição ocorra desde os gestores, sendo privada a quem realmente precisa daquilo.

Além disso, tendo como objetivo evitar o vazamento de bases, ao incluir ferramentas de gestão, a empresa pode, assim que um funcionário for desligado, cortar o seu acesso aos softwares ou e-mails corporativos.

Com isso, o seu negócio tem ainda mais segurança sobre os materiais que o colaborador tinha acesso antes do desligamento. E esse é mais um benefício de se ter tudo centralizado, pois, assim, o controle é feito pela organização. 

Aumenta produtividade

Quando os colaboradores têm a comunicação restrita fica mais fácil manter a produtividade da equipe, uma vez que tudo o que precisam para realizar um bom atendimento está em um único lugar.

Quantas vezes você já presenciou um operador distraído em redes sociais quando poderia estar produzindo? Quando é permitido que ele use, mesmo que para trabalho, controlar esses acessos se torna mais difícil.

Então, se você quer aumentar a produtividade é preciso deixar de lado essas distrações e centralizar as informações importantes em um único software. Todos serão beneficiados, já que os resultados coletivos ajudam tanto a empresa quanto o funcionário, que pode mostrar as suas reais habilidades.

Recupera o foco

Quando uma empresa se dedica à centralização da informação, ela recupera o foco dos seus colaboradores, já que eles não precisam acessar sites comuns com sua vida pessoal com o objetivo de falar ou pesquisar algo de trabalho.

Por exemplo, quando a comunicação se dá por grupos de WhatsApp, o funcionário pode responder sobre trabalho, mas, ao mesmo tempo, terá outras notificações para distraí-lo, caso a organização não adote essa restrição.

É comum que se permita o uso, justamente pela facilidade, mas ao adotar algo específico para a empresa, você evita que as múltiplas tarefas atrapalhem o desempenho da equipe. Além disso, é possível que, ao recuperar o foco, o empregado eleve os resultados e, consequentemente, tenha boas chances de crescimento na empresa.

Aumenta a eficiência nos processos

Assim como a resolução rápida de problemas ou atendimentos, o acesso à informação restrita somente ao trabalho permite que os processos da empresa sejam mais eficientes. Isso ocorre porque é possível contratar um software de controle de atendimentos, o que faz com que o controle de procedimentos internos ou externos estejam em um único lugar.

A automação dos processos traz muitos benefícios para a empresa, entre eles:

• redução de custos;
• integração de banco de dados;
• eficiência em vendas.

Também é possível ter mais responsabilidade com essa estratégia, uma vez que todo o trabalho precisa ser realizado ali. Além disso, os principais líderes terão acesso aos resultados unificados dos funcionários e, assim, saberão a quem cobrar quando algo atrasar, por exemplo.

Alinhar os processos permite que todos tenham responsabilidades pelos seus atendimentos e se comprometam a colocar o máximo de elementos necessários com a intenção de que toda a linha de produção caminhe junta.

Integra os setores

O atendimento sabe como funciona os demais setores da empresa? A área de TI sabe como trabalha a sessão de vendas? Esse alinhamento deve ser importante se um dos objetivos é a excelência nos processos.

No geral, cada departamento tem os seus processos, bem como as formas de se comunicar, mas ao adotar ferramentas que centralizam todos os dados, é possível integrar os diferentes setores. Sem contar que a comunicação passa a ser linear entre os diferentes campos da empresa.

Favorece a comunicação

Com esses processos alinhados e o acesso à informação em poucas telas, a falha na comunicação é baixa. Por isso, ao incluir ferramentas que aliam a comunicação interna da instituição no mesmo lugar, fica mais seguro controlar o que está sendo falado.

Nessas plataformas, é possível alinhar todos os operadores no mesmo nível de conhecimento, além de ser possível incluir notificações importantes ou até mesmo evitar conflitos que possam surgir a partir de uma reclamação externa, por exemplo.

Confiar em aplicativos comuns para a comunicação oficial entre os colaboradores não é a melhor opção, uma vez que a segurança e garantia de proteção de dados não estão em controle da empresa. Por isso, contratar um software especializado é a melhor opção para a organização.

E aí, gostou deste post? Entendeu a importância do acesso à informação para os setores da sua empresa? Então, aproveite para saber mais sobre como resolver os problemas que a comunicação interna pode causar na sua empresa e considere agora mesmo alinhar a sua.