Afinal, o método Kanban ajuda a resolver os problemas do setor de TI?

O método kanban é utilizado por muitos administradores para aumentar a produtividade de suas equipes. Ele nasceu no Japão, com a Toyota, no propósito de aprimorar o processo de produção das peças automotivas, mas sua aplicação se difundiu de tal maneira que, hoje, não só a Administração, mas diversas outras especialidades utilizam o sistema, adaptando alguns detalhes.

Tendo isso em mente, resolvi ajudar um amigo, o João. Ele tem 38 anos e é gerente de TI em uma empresa. Porém, apesar de sua dedicação ao trabalho, o negócio não ia tão bem como ele esperava.

Por ser gerente, sua função básica é gerenciar projetos de produtos diversos, como softwares. Um dos objetivos é fazer com que cada pequena parte do processo chegue ao fim no prazo esperado, sem falhas — e isso ele faz bem. Sempre percebi grande competência e dedicação nos serviços do João. Sua preocupação em entregar ótimos resultados é constante, o que influencia o seu próprio empenho e a forma de motivar e monitorar a equipe.

Ainda assim, ele enfrentava grandes problemas. Segundo ele, a produtividade do seu pessoal estava muito baixa. Com cada vez mais atrasos e defeitos nas entregas, as reclamações começaram a aumentar, e o número de clientes inativos também.

No desespero, ele me procurou, querendo encontrar uma solução. E tudo isso me inspirou para que eu contasse essa história! Então, continue lendo e descubra a que conclusões chegamos após tentarmos implementar o método kanban na área de TI!

O João-teimoso

Como eu dizia, João enfrentava dificuldades no seu trabalho. Ainda que sempre tenha sido um gerente de TI bastante dedicado, o aumento das queixas relacionadas aos produtos o fazia perder o sono. Ele não conseguia entender por que as produções não estava tão eficientes quanto antes.

Por mais que as metas estivessem bem definidas e fossem passadas à equipe, ainda havia falhas na comunicação, falta de foco e trabalhos que precisavam ser refeitos várias vezes. Foi nessa que ele me procurou.

— Você já tentou implementar o método kanban, João? — eu perguntei.

— Ah, não conheço tão bem, na prática. Vi um pouco sobre ele na faculdade, mas faz tanto tempo… De qualquer forma, não é isso que eu procuro. Eu quero algo mais específico para o TI — ele respondeu.

— João, o kanban não é tão limitado assim. Ele pode ser ajustado de acordo com as suas necessidades.

— Kanban não é aquilo que o McDonald’s usa? Lembro de ter lido sobre isso. Na verdade, eu estava pensando em contratar um palestrante motivacional para a equipe. Talvez, esse seja o problema.

Bom, João estava inflexível e não conseguia entender como o método kanban poderia ajudá-lo. Palestras motivacionais têm, de fato, as suas vantagens, mas não parecia ser essa a necessidade da empresa dele.

Que método é esse?

Aqui, deixe-me tentar explicar o que João quis dizer quando comentou sobre o McDonald´s.

Você já viu aquelas plaquinhas coloridas e com números que os funcionários colocam atrás de cada hambúrguer feito? Elas são um modo de comunicação: cada cor e cada número tem um significado diferente, como “feito agora”, “feito há um tempo”, “sem molho”, “sem cebola” etc. Isso facilita que cada atendente saiba, exatamente, qual sanduíche pegar. E o kanban é basicamente isso.

O termo é japonês e significa “cartão”. Trata-se de um sistema visual para dar mais agilidade às produções e gestão de tarefas. Ele pode ser adaptado de acordo com nossas preferências, de modo que uma empresa de TI pode, por exemplo, distribuir os cartões coloridos em cada fase de um projeto.

Foi isso que eu expliquei ao João. Ele não pareceu acreditar muito na efetividade dessa ideia, mas, depois de uma insistência da minha parte, permitiu que eu o ajudasse a testar o sistema em sua equipe.

Como implementar o kanban na área de TI

Eu, realmente, acreditava que poderia dar certo. Então, fizemos o seguinte.

Mapeamos o fluxo de trabalho

Eu precisava entender o que a equipe do João deveria fazer e como todos estavam produzindo. Então, juntos, nós mapeamos cada processo para, depois, organizar as tarefas de acordo com cada etapa. Após isso, dividimos tudo nas seguintes colunas:

• a fazer — o backlog. Aqui ficaram todas as tarefas a serem feitas, independentemente do prazo, do responsável etc.;
• para hoje — as tarefas do dia. Elas devem ser priorizadas, pois outros passos importantes precisam delas. Também as separamos em “versões testes” e “versões melhorias”;
• sendo feitas — tarefas em andamento e que esperam algum tipo de finalização, como uma mudança no código HTML, por exemplo;
• concluídas — tudo o que já foi finalizado. Isso é interessante para termos uma noção da produtividade do pessoal.

Definimos o que seria monitorado

Neste passo, descrevemos o que precisava ser realizado em cada tarefa. Isso é essencial para que o responsável não tenha dúvidas nem cometa equívocos.

O recomendado aqui é relatar tudo de maneira clara, mas sem perder a objetividade e concisão. Poucas e pequenas frases costumam ser suficientes. Se você notar alguma atividade complexa e grande, quebre-a em tarefas menores.

Definimos os cartões

Aqui, o método kanban é livre. Ainda assim, é interessante que mantenhamos a sua ideologia, fazendo divisões por cores a fim de facilitar a comunicação.

No caso da equipe de João, dispusemos cada tarefa em sua respectiva coluna. Depois, dividimos as tarefas para cada membro, de acordo com o nível de facilidade e entrosamento com o objetivo da atividade. Atribuímos cores diferentes a cada pessoa e as usamos nos cartões.

Eu preciso ressaltar, porém, que esse não é o único modo de fazer. Se, na sua empresa, houver divisões mais complexas, por exemplo, podemos também acrescentar números atrás dos cartões, além das cores. Isso poderia servir, por exemplo, para priorizar tarefas utilizando o método GUT (Gravidade, Urgência, Tendência).

Nessa parte, ainda, devemos definir se usaremos post-its ou um software para nos ajudar. No caso do João, a equipe foi unânime e preferiu a segunda opção.

Mensuramos os resultados e implementamos melhorias

Depois de alguns dias de implementação, analisamos o andamento das tarefas, verificamos qual estava parada há muito tempo e identificamos em qual parte do processo havia mais produtividade.

Isso tudo serve como um feedback, para que saibamos em quais pontos é preciso melhorar. Também, podemos obter insights para entender o porquê das falhas. Com isso, João conseguiu perceber brechas e definiu planos de ação mais otimizados.

O que percebemos, por fim

Apesar da teimosia inicial de João, consegui convencê-lo a implementar o método kanban na sua empresa. Após algumas semanas, chamei-o para uma conversa. Analisamos alguns pontos e ele me relatou que, realmente, percebeu melhorias internas, como as seguintes.

Comunicação

Ele identificou que uma das falhas estava na sua comunicação: as pessoas não tinham clareza de quem faria o quê. Além disso, havia problemas com relação à compreensão do que era para ser feito em cada tarefa.

Antes do kanban, a mesma atividade chegava a ser realizada, simultaneamente, por mais de uma pessoa. Ninguém se comunicava direito. Outras tarefas tinham um objetivo dúbio — não havia clareza. Com o tempo, ele percebeu uma grande otimização de tempo e recursos.

Produtividade

Com os passos bem organizados, também foi possível perceber, por exemplo, a quantidade de tarefas destinadas a cada membro, quanto tempo cada um levou para finalizá-la e qual pessoa seria responsável por dar continuidade ao processo.

De modo geral, a equipe ficou mais disciplinada, e cada membro adquiriu mais consciência do tamanho da sua responsabilidade a cada produto. Em outras palavras, o senso de colaboração cresceu e a produtividade aumentou!

Concluindo, então, toda essa história: João se mostrou bastante grato com a minha ajuda e com o método kanban. Ficou tão satisfeito, aliás, que me relatou esses dias que tem aperfeiçoado cada vez mais o sistema, obtendo um desempenho ainda melhor na gestão de TI. Sua quantidade de clientes inativos também diminuiu, e eu comentei que a vantagem do método é justamente essa: que podemos adaptá-lo e otimizá-lo continuamente.

Então, gostou de conhecer a história do João? Agora, que tal assinar a nossa newsletter e receber ainda mais informações importantes para o seu negócio diretamente no seu e-mail!