Assinatura digital em tempos de trabalho remoto

A pandemia do novo coronavírus causou mudanças profundas na sociedade e no ambiente corporativo. Essa situação inesperada acabou por obrigar muitas empresas a adotarem novas práticas, como o trabalho remoto e a assinatura digital.

Com o isolamento social, ficou bastante difícil o deslocamento dos colaboradores de uma companhia para resolver entraves burocráticos. Em meio a esse contexto, surgiu a grande necessidade do uso de novas tecnologias capazes de resolver de forma online todas as pendências ligadas à documentação.

Continue a leitura do nosso artigo e entenda melhor o que é a assinatura digital, assim como as suas facilidades de uso e como ela funciona na prática!

O que é assinatura digital?

Quando pessoas físicas e jurídicas precisam atestar a autenticidade de documentos sem a necessidade de assiná-los fisicamente, elas utilizam uma assinatura digital. Para assegurar que esse procedimento não seja rejeitado ou contestado, existe um certificado com respaldo em todo o território nacional: o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).

A assinatura digital assegura os quatro aspectos fundamentais de um documento, que são: a validade jurídica, a autenticidade, a integridade e o não repúdio.

Validade jurídica

O ICP-Brasil é responsável por assegurar o aspecto da validade jurídica de um documento assinado digitalmente. Isso está discriminado na Medida Provisória de número 2.200-2. Uma vez inserido no ICP-Brasil, as empresas podem ter a certeza de que suas assinaturas digitais terão a mesma validade de documentos assinados à mão.

Autenticidade

Uma vez inserido no ICP-Brasil, somente o titular pode assinar documentos de forma digital. Dessa forma, a autenticidade é garantida. O proprietário da assinatura recebe uma chave que somente ele pode usar. Vale ressaltar também que essa característica elimina a necessidade de autenticar documentos em um cartório.

Integridade

Um documento só pode ser aceito se ele não sofreu nenhum tipo de alteração. Se, porventura, isso ocorrer, ele se torna automaticamente inválido. Em outras palavras, o princípio da integridade impede que problemas ainda maiores apareçam no futuro, em virtude de procedimentos realizados com documentos considerados não íntegros.

Não repúdio

O não repúdio diz respeito ao fato de que uma assinatura não pode ser negada. Esse princípio é bastante utilizado nos dias de hoje em e-commerces, por exemplo. Em meio ao grande aumento no número de compras online, o não repúdio é um princípio que não pode ser negligenciado pelas empresas.

Uma assinatura digital pode ser utilizada de diferentes formas. Algumas delas são:

• formulários web;
• petições;
• procurações;
• laudos;
• contratos;
• prontuários médicos;
• mandatos;
• apólices de seguro, dentre outras.

Quais são as facilidades da assinatura digital?

Em meio a esse cenário causado pela pandemia do novo coronavírus, a necessidade de uso da assinatura digital aumentou bastante. O uso dessa tecnologia contribui para a redução de custos do negócio. Considere um colaborador que precisa viajar para outro estado para resolver pendências de documentação. Com a restrição no número de viagens, esse profissional pode inscrever-se no ICP-Brasil e passar a assinar documentos digitalmente.

Mesmo após o fim do isolamento social, as assinaturas digitais podem ser utilizadas. Como foi visto, essa não necessidade de deslocamento implica diretamente na redução de custos do negócio. Também é importante salientar que a assinatura digital facilita o compartilhamento de documentos corporativos em um trabalho de home office.

Documentos armazenados em nuvem

Uma vez na nuvem e protegidos por criptografia, os documentos da companhia não correm o risco de serem burlados em algum dos quatro princípios que foram citados (autenticidade, validade jurídica, integridade e não repúdio).

Agilidade de processos

Os processos dentro da organização passam a ocorrer de forma mais ágil. Uma empresa de grande porte, por exemplo, que precisa da comunicação entre os setores para dar vazão aos seus processos, pode usar assinatura digital para não ter que esperar o colaborador de algum setor assinar fisicamente um documento.

Tráfego de informações

Por ser válido em todo o território nacional, a assinatura digital do ICP-Brasil também tem como vantagem o tráfego mais rápido de informações. Em outras palavras, sempre que a companhia precisar de documentos oriundos de parceiros, fornecedores e clientes, isso pode ser feito de forma rápida e sem burocracia.

Redução de papéis

Além da redução de custos com o deslocamento dos colaboradores, haverá uma diminuição significativa na quantidade de papéis a serem administrados. Nesse sentido, elimina-se também o risco de esses documentos físicos serem extraviados ou rasurados, uma vez que estão armazenados em nuvem e protegidos por criptografia.

Contratos de trabalho e procedimentos trabalhistas

Outra facilidade importante da assinatura digital diz respeito aos contratos de trabalho e demais procedimentos de cunho trabalhista. Em estágios, por exemplo, é possível reduzir bastante o tempo para formalizar um contrato.

Além disso, toda a gestão feita pelo setor de Recursos Humanos é facilitada e agilizada. Por meio da assinatura digital, os documentos online podem ser facilmente acessados, causando redução não somente no tempo, mas também na quantidade de papéis e nos gastos com tintas de impressora.

Como funciona a assinatura digital?

Como foi falado, o ICP-Brasil é a entidade responsável pelo fornecimento de assinaturas digitais. Toda a burocracia que envolve cartórios e documentos em papel pode ser drasticamente resolvida. Se um colaborador estiver externo, por exemplo, basta que ele tenha um dispositivo conectado à Internet para poder assinar documentos de forma online.

Todo o procedimento é simples, rápido e sustentável. Uma vez que a pessoa física ou jurídica solicitou uma chave privada no ICP-Brasil, ela passa a atuar como uma espécie de terceiro, ou seja, assinando também todos os documentos digitais para firmar o acordo entre as partes envolvidas.

A assinatura digital tende a se tornar cada vez mais utilizada, em decorrência das restrições provocadas pela pandemia do novo coronavírus. No tocante ao trabalho remoto, ajuda os colaboradores no compartilhamento rápido e seguro de documentos online, já que são armazenados em nuvem. Além disso, ajuda a reduzir diversos custos, como papéis e deslocamentos dos profissionais para resolver pendências de documentação.

Gostou do artigo? Para entender melhor as mudanças que estão ocorrendo no mercado e as formas de se adaptar a elas, não deixe de conferir o nosso conteúdo sobre a pandemia digital