Como aplicar o BPM na sua organização?

A busca pela melhoria na condução de processos e atividades é uma constante na maior parte das empresas. Afinal, a forma como tais procedimentos são conduzidos impacta diretamente nos resultados internos e externos. O BPM é uma metodologia que pode ser adotada para melhorar a gestão dos processos do seu negócio. A seguir, saiba como aplicar o BPM na sua organização.

O que é o BPM?

BPM é a sigla para Business Process Management, que pode ser traduzido como Gestão de Processos de Negócio. É um conjunto de estratégias de gestão que têm como objetivo melhorar constantemente os processos envolvidos na entrega do produto ou serviço.

Essas melhorias são focadas nos processos e atividades internos da empresa, porém, com o aumento da produtividade, acabam repercutindo diretamente naquilo que é entregue ao cliente. Seja o produto ou serviço em si, o atendimento, suporte pós-venda e outros pontos de contato.

É importante esclarecer que o BPM não é uma metodologia e nem uma ferramenta, mas um conjunto de práticas que são adotadas em prol da melhoria contínua da modelagem de processos da empresa. Entre os seus benefícios estão:

- Aumento da agilidade nos fluxos de processos;
- Identificação de falhas e, a partir disso, a redução delas;
- Estabelecimento de fluxos de trabalho bem definidos e padronizados, reduzindo (ou até eliminando) a necessidade de microgerenciamento;
- Monitoramento dos processos de ponta a ponta, o que promove maior controle sobre eles, bem como a mensuração de desempenho em cada uma de suas etapas;
- Contribuição com a gestão do conhecimento, uma vez que os processos ficarão devidamente documentados;
- Melhora da comunicação interna dentro das equipes e entre os diferentes setores;
- Promoção da melhoria contínua;
- Aumento da satisfação e engajamento dos colaboradores;
- Aumento da satisfação dos clientes e, consequentemente, da receita da empresa.

Como aplicar o BPM na sua empresa?

Para implementar esse tipo de gestão na sua organização, você pode seguir as cinco etapas básicas que fazem parte da estrutura do BPM. São as seguintes:

Planejamento

Não há como aplicar um sistema de gestão sem antes realizar um bom planejamento. Nessa primeira etapa, portanto, a ideia é construir um projeto de gestão que vai basear tudo o que será pensado daqui pra frente, ou seja, as mudanças nos processos e atividades.

O primeiro passo é fazer um diagnóstico dos processos atuais da empresa. Caso a sua organização tenha muitos setores, você pode começar selecionando um deles e, posteriormente, ir aplicando o BPM nos demais, até que essa gestão esteja funcionando em todos os departamentos.

Selecionado o setor para dar o pontapé inicial, coloque no papel as principais informações sobre ele:

- Qual o seu objetivo;
- Quanto a empresa investe periodicamente neste departamento;
- Quais são os processos que acontecem dentro dele;
- Como estão estruturados os fluxos de trabalho;
- Quais são as atividades desenvolvidas e quem é responsável por cada uma;
- Quais são os gargalos de produtividade e as falhas já identificadas cujo objetivo é melhorar;
- Quais são as metas que se pretende alcançar e em quanto tempo;
- Quais métodos e ferramentas de gestão serão aplicados para corrigir os erros que foram apontados e atingir as metas definidas.

Vale a pena dedicar o tempo que for necessário para elaborar um planejamento que seja o mais minucioso possível. Porque isso será determinante para o sucesso da aplicação do BPM.

Teste

Com o planejamento pronto, é hora de partir para a fase de teste. O objetivo desta etapa é fazer testes isolados para entender os efeitos do BPM, ou seja, quais resultados serão obtidos quando o planejamento for colocado em prática.

Mesmo que você tenha elaborado um planejamento para toda a organização, nessa fase de teste será fundamental selecionar um departamento. Imagine que ele vai funcionar como uma espécie de laboratório, de modo que é preciso ter um ambiente controlado para se certificar de que as mudanças observadas são, de fato, resultantes do BPM.

Se o teste for aplicado de forma generalizada na empresa, fica mais difícil ter essa assertividade na hora de analisar os resultados.

E de acordo com esses resultados, você vai ter dois caminhos a seguir: fazer ajustes no seu projeto inicial e testá-lo novamente, caso os efeitos não tenham sido satisfatórios de acordo com o esperado ou então aplicar o planejamento em toda a empresa.

Implantação

Depois que o teste realizado em um único setor foi bem-sucedido e trouxe resultados satisfatórios, chegou a hora de estender o BPM para toda a empresa. Porém, é preciso lembrar que essa implementação em larga escala tem suas particularidades e pode ser necessário fazer uma preparação, observando o seguinte:

Treinamento da equipe: uma vez que os processos seguidos pelos colaboradores vão sofrer mudanças, eles precisam estar preparados para isso. Um bom treinamento, explicando sobre o que é o BPM, quais os seus benefícios e o que de fato vai mudar na prática, elimina ruídos de comunicação;
Sistemas e ferramentas: será necessário adotar sistemas e ferramentas de gestão que possam ser adaptados de acordo com as particularidades de cada departamento.

Análise

Depois que o BPM já foi aplicado de maneira geral na empresa, a etapa seguinte é a análise dos resultados. Para que ela seja assertiva, você deve retomar as metas que foram definidas lá na fase de planejamento e, a partir delas, estabelecer os indicadores que serão mensurados.

Lembre-se: um dos grandes objetivos do BPM é justamente promover a melhoria contínua. Isso só acontece se os resultados forem observados de perto para que você entenda quais processos ainda precisam ser aprimorados e qual é a melhor forma de fazer isso.

Aperfeiçoamento

O aperfeiçoamento será um desdobramento da análise de resultados. E isso deve acontecer continuamente. Portanto, estabeleça uma periodicidade para se dedicar a essa observação dos indicadores e definir as melhorias que vão ser implementadas. Quando essas melhorias estiverem funcionando, faça uma nova análise para saber se elas trouxeram as consequências esperadas. Se não foi o caso, faça mais mudanças e assim sucessivamente.

O BPM nunca estará concluído, porque o dinamismo está na essência desse tipo de gestão.

E se você quer saber mais sobre o conceito de BPM e seus benefícios, temos outros artigos disponíveis em nosso blog a respeito. Confira!