Entenda o que são os dados sensíveis de clientes e como protegê-los

Na era da informação, a cultura de dados gerou campos totalmente novos no universo profissional — como o Big Data — e é a base para decisões estratégicas que podem levar ao sucesso de um negócio. No entanto, sem a gestão de informações de terceiros, especialmente de dados sensíveis, o resultado pode ser o oposto.

Multas, suspensões de atividades, prejuízos na cartela de clientes e impactos na imagem institucional são apenas algumas das consequências de incidentes com dados sensíveis. Para o titular das informações, elas podem ser ainda mais sérias, incluindo discriminação e agressões.

Para lidar com recursos tão delicados, a empresa precisa se preparar. Por isso, reunimos algumas dicas de gestão e proteção de dados sensíveis. Continue a leitura!

O que são dados sensíveis e por que protegê-los?

Trabalhar com dados de terceiros é algo que sempre exige cautela. Quando falamos de dados sensíveis, essa preocupação é ainda maior. Trata-se de qualquer informação pessoal que pode ser utilizada com fins discriminatórios e comprometedores, incluindo:

• origem racial ou étnica;
• opiniões políticas;
• inclinações religiosas;
• sexualidade;
• filiação a sindicatos;
• informações referentes à saúde sexual;
• posicionamento filosófico, entre outros.

Um vazamento de dados sensíveis ou o seu uso inadequado pode levar ao preconceito, à segregação ou até mesmo a agressões contra o indivíduo. Em casos mais graves, esse tratamento indevido dos dados sensíveis é capaz de violar direitos humanos fundamentais.

Como proteger os dados sensíveis de clientes?

Abaixo, veja algumas dicas para proteger os dados sensíveis, evitar incidentes e aumentar a produtividade de suas equipes no que se refere à gestão de dados!

Peça autorizações expressas

Em toda coleta de dados para uso comercial, deve haver uma autorização expressa dada pelo titular. Então, a empresa precisa rever seus formulários de captação de dados e garantir que as explicações são claras e sem ambiguidades.

Além disso, o ideal é evitar o uso de botões de "Ok", "Avançar" e similares, que induzam o usuário a se apressar na leitura.

Use criptografia

A criptografia é uma das defesas de base para os dados sensíveis e, aliás, para quaisquer arquivos armazenados digitalmente. Quando está criptografado, o arquivo só pode ser lido se a máquina do usuário tiver a mesma chave utilizada no protocolo de proteção.

Então, mesmo que haja invasões nos sistemas da empresa, os arquivos não poderão ser acessados. Sem a criptografia, informações confidenciais ficam bastante vulneráveis a ataques cibernéticos.

Exija senhas seguras

O uso de senhas é fundamental para criar mais uma barreira de segurança no acesso aos dados sensíveis. Porém, para que elas sejam efetivas, não podem ser facilmente descobertas. Por isso, exija que todos os usuários criem senhas com um nível mínimo de segurança. Por exemplo:

• conter números;
• mesclar letras maiúsculas e minúsculas;
• ter ao menos um símbolo;
• evitar sequências numéricas;
• não utilizar nome próprio ou data de aniversário.

Use Redes Privadas Virtuais

Os dados sensíveis de clientes, assim como outras informações confidenciais, precisam ser armazenados em redes privadas (VPN, na sigla em inglês), isto é, longe de sites de livre acesso ou de nuvens públicas. Nesse locais, usuários não autenticados conseguem visualizar os dados, comprometendo a segurança da empresa.

Invista na educação dos colaboradores

Além de todas essas medidas mais técnicas, é importante investir em uma cultura organizacional alinhada às práticas de proteção de dados sensíveis. Você pode, por exemplo, estabelecer restrições de acesso por setores ou hierarquia, além de investir em orientações escritas e treinamentos.

Inclusive, vale a pena pensar em uma política de compliance digital, caso sua empresa ainda não tenha uma. Ela serve para Por isso, estabelecer padrões de ética no atendimento ao cliente, orientar a resolução de críticas e a auditoria no meio virtual.

Além de valorizar a imagem da organização, esses esforços tornam mais fácil o monitoramento das boas práticas de segurança de dados sensíveis. Ainda, o controle maior dos acessos e a clareza a respeito das condutas esperadas ajuda a identificar e corrigir rapidamente qualquer incidente.

Reforce as estruturas de segurança de dados

No contexto da era da informação, os dados valem ouro. Por isso, não só as informações sensíveis de clientes como quaisquer outros arquivos armazenados digitalmente pela empresa precisam ser tratados com bastante atenção.

Então, além das medidas que já citamos, é interessante revisar todo o sistema de segurança dos bancos de dados da empresa. Por exemplo, com um reforço na gestão de TI, investimento em tecnologias mais modernas e elaboração de planos de gerenciamento de riscos.

Além disso, a equipe de TI deve preparar procedimentos para lidar com crises. Isto é, em situações de vazamentos ou problemas de segurança. Para começar, vale a pena ter um bom sistema de identificação de invasões e de identificação de vazamentos, associado a um procedimento padrão eficiente de contenção dos ataques de hackers.

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei nº 13.709/2018) veio para regulamentar a coleta e o tratamento de dados pessoais — inclusive os dados sensíveis —, tanto no meio físico como no meio digital. 

Ela foi aprovada em meio a inúmeras discussões internacionais sobre o uso de dados de terceiros. Em especial, o processo bilionário de violação de dados envolvendo o Facebook e a empresa Cambridge Analytica. 

A Lei passará a ser fiscalizada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), sendo que as empresas que utilizam dados de clientes precisam se adequar para não sofrer sanções administrativas, que incluem multas, advertências e bloqueio temporário ou definitivo das atividades. 

Os princípios da LGPD estão descritos em seu artigo 7 e são bastante alinhados a uma abordagem de Customer Sucess, ou seja, são centrados no cliente e em seu protagonismo frente ao uso de dados. Veja:

• finalidade — no ato da coleta de dados, os propósitos devem ser legítimos e explícitos;
• adequação — o tratamento dos dados precisa ser adequado às finalidades comunicadas ao titular;
• necessidade — só devem ser coletados os dados necessários e pertinentes à finalidade da empresa;
• livre acesso — a qualquer momento, o titular dos dados pode consultar ou alterar as informações fornecidas gratuitamente;
• qualidade — os dados utilizados pela empresa precisam ser claros, atuais e exatos no momento do tratamento;
• transparência — sempre que quiserem, os titulares têm direito a receber explicações transparentes sobre o tratamento dos dados fornecidos;
• segurança — a empresa fica responsável pela segurança dos dados armazenados, devendo responder judicialmente em caso de perda, vazamento e alterações ilegais;
• prevenção — é obrigatoriedade da empresa adotar medidas preventivas em relação à integridade dos dados;
• não discriminação — é proibido utilizar os dados para fins discriminatórios, não só os dados sensíveis mais quaisquer informações pessoais;
• prestação de contas — em caso de fiscalização, a empresa tem o dever de comprovar a observância a todos esses princípios.

Enfim, como você pôde ver neste texto, é muito importante adotar medidas de segurança em relação aos dados sensíveis de clientes. Com o estabelecimento da LGPD, isso se faz ainda mais necessário. Afinal, ela veio para regulamentar o uso de informações de terceiros, inclusive no meio digital.

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