O home office como pay back para os dois lados

Muitas empresas, em virtude do isolamento social, aderiram ao home office. Essa foi a forma que diversos negócios de pequeno e médio portes encontraram para contornar a diminuição das suas atividades de caráter presencial. Vale salientar que a prática do home office foi regulamentada na Reforma Trabalhista de 2017 e tem algumas diferenças em relação ao modelo tradicional de trabalho. 

Por conta da pandemia do novo coronavírus, a prática tende a se consolidar, indicando uma mudança sensível na forma de um colaborador trabalhar e se comunicar com outros profissionais. Quer saber como tornar o home office mais bem gerenciável e, por consequência, mais produtivo? Continue a leitura deste post!

O que é o trabalho home office?

O home office é caracterizado pelo uso de ferramentas que permitem que as atividades sejam feitas fora do ambiente de trabalho. Além disso, a remuneração é um pouco diferente do modelo tradicional, de modo que o colaborador recebe em função das atividades executadas, em vez da quantidade de horas trabalhadas.

Outra característica importante do home office é que ele não se aplica a todos os negócios. Em outras palavras, algumas ocupações precisam da presença física, como no caso de vendedores de loja e trabalhadores que atuam no chão de fábrica.

Dentre os benefícios do home office, podemos citar:

• redução de custos para a empresa, principalmente com energia e aluguel do ambiente físico de trabalho;
• flexibilidade para o colaborador, que pode definir um horário em que ele será mais produtivo no trabalho remoto;
• atração de talentos, pois o home office é bastante atraente para colaboradores criativos e que gostam de trabalhar com flexibilidade.

Como fazer a gestão dos funcionários em home office?

Apesar das vantagens apresentadas aqui, é preciso ressaltar que o home office também tem os seus desafios. Um deles diz respeito à gestão remota dos colaboradores. Na prática, os gestores devem acompanhar o desempenho de cada profissional, no intuito de realizar ajustes sempre que necessário e incentivá-los ao cumprimento das atividades. Acompanhe as subseções, a seguir, e conheça as principais práticas que podem ser adotadas para a gestão dos funcionários remotos.

Elaborar um manual de boas práticas

Para assegurar o bom andamento das atividades remotas, um manual de boas práticas é de grande importância. É por meio desse documento que os gestores conseguem padronizar o trabalho home office, bem como acordar com os colaboradores os horários de serviço. Com isso, ambas as partes conseguem gerir o trabalho remoto de modo a evitar que as atividades sejam feitas sem nenhuma regra estabelecida. Dessa forma, o acompanhamento dos profissionais passa a ser feito com mais eficiência.

Adotar ferramentas de comunicação

Existem diversas ferramentas gratuitas e pagas que podem ser usadas para promover a comunicação remota. Os gestores devem lançar mão desses aplicativos para dar suporte à equipe e esclarecer dúvidas sobre as atividades do home office. Dentre as principais ferramentas, podemos citar:

• Google Meet;
• Zoom;
• Microsoft Teams;
• Skype;
• Jitsi Meet;
• Gotomeeting;
• Join.me;
• Cisco Webex;
• Zoho Meeting;
• Google Hangouts.

A periodicidade das reuniões também é muito importante. Por meio de alguma ferramenta citada, os gestores podem, dentre outras coisas, aumentar o nível de proximidade dos colaboradores remotos, fazer informes corporativos e divulgar os profissionais que mais têm se destacado no home office.

Definir metas claras

Para elevar o senso de responsabilidade dos colaboradores, a definição de metas mensais, semanais ou diárias é algo indispensável. Vale ressaltar, também, que é preciso ser realista, no sentido de não estabelecer metas impossíveis de serem alcançadas, uma vez que isso pode levar à desmotivação dos trabalhadores.

Outra utilidade importante da definição de metas está no acompanhamento do desempenho dos colaboradores. Dessa forma, ficará mais fácil identificar aqueles profissionais que estão se destacando e os que estão com dificuldades em entregar as suas atividades.

Dar feedback

Assim como no trabalho presencial, no home office, os feedbacks ajudam a nortear os colaboradores quanto à eficiência do modelo remoto. Não raras vezes, ajustes e adaptações precisam ser feitos, no intuito de otimizar os processos como um todo. Nesse sentido, o importante é que os gestores se comuniquem de forma clara, buscando, na medida do possível, fomentar o senso criativo e inovador dos profissionais.

Como mensurar a produtividade da equipe home office?

Mesmo que todos os colaboradores estejam empenhados, é preciso medir constantemente os níveis de produtividade da equipe. Com isso, os gestores podem lançar mão de alguns artifícios, os quais você pode conferir nas subseções a seguir.

Fazer pesquisa de satisfação

Quando a empresa capta as opiniões dos clientes, fica muito mais fácil para os gestores avaliar a produtividade da equipe. Uma das formas mais comuns de fazer pesquisa de satisfação é por meio do NPS (Net Promoter Score), que pergunta ao cliente o quanto ele recomenda aquela empresa a um amigo, em uma escala de 0 a 10.

Analisar prazos e metas

A análise de prazos e metas mostra aos gestores acerca do andamento das atividades remotas. Por meio de métricas, é possível fazer uma avaliação e, se necessário, implementar melhorias. Uma situação que pode acontecer é quando a equipe faz as entregas muito antes do previsto. Se esse for o caso, pode ser interessante reduzir os prazos e aumentar as metas, no intuito de incentivar os colaboradores a se dedicarem sempre mais no home office.

Contar com a tecnologia

Tanto a pesquisa de satisfação como a análise de prazos e metas podem e devem ser feitos por meio de softwares. Isso acontece porque a tecnologia veio para facilitar a vida de gestores e colaboradores, com o objetivo de fazer a melhor gestão do tempo e das pessoas, bem como automatizar rotinas manuais. Existem várias ferramentas gerenciais que mensuram o tempo gasto para a execução das atividades remotas e informam o quão produtiva é uma equipe.

O home office passou a ser bastante utilizado pelas empresas, em virtude do isolamento social. Embora seja um modelo de trabalho bastante vantajoso, existem desafios a serem contornados, como a medição da produtividade dos colaboradores. Felizmente, com a tecnologia, existem diversas maneiras não só de gerir as equipes, mas também de estabelecer uma comunicação constante com os profissionais e dar feedbacks acerca das atividades remotas.

Viu como é possível medir a produtividade do trabalho em home office? Para saber como a nossa empresa pode auxiliar o seu negócio na gestão remota dos colaboradores, entre em contato conosco!