Veja a definição de BPM e qual é a sua aplicação para a empresa

A metodologia BPM (Business Process Management) é um dos sistemas mais eficientes e qualificados para uma empresa gerenciar seus processos, tarefas e serviços. Na verdade, as formas como os processos são conduzidos e gerenciados são determinantes para os resultados. Por isso, você precisa entender as etapas dessa ferramenta.

Na prática, a aplicação da metodologia BPM impacta diretamente no posicionamento de sua empresa perante o mercado e os clientes. Mas, afinal, o que é BPM? Como implementá-lo e executá-lo na empresa? Qual são seu ciclo de vida e as fases de modelagem de processos? Quais são seus benefícios concretos?

Continue a leitura deste artigo e entenda, em poucos minutos, tudo sobre a metodologia BPM!

Definição de BPM

Traduzida livremente para o português como Gestão de Processos de Negócio, a sigla BPM é uma metodologia que visa a projetar, modelar, simular, executar, monitorar e melhorar, de maneira contínua, todos os processos empresariais de sua empresa. O objetivo é um só: alcançar resultados sólidos conforme os padrões e as metas estabelecidas pelo negócio.

A metodologia BPM também é definida como uma prática desenvolvida para gerenciar processos, buscar otimizações, identificar problemas e melhorar os fluxos de trabalho nas rotinas das empresas. Dessa forma, esse conjunto de técnicas é aplicado para modelar, controlar e aprimorar os processos empresariais, a exemplo dos processos do negócio, dos processos organizacionais e dos processos gerenciais.

Objetivos do BPM

Fundamental para o desenvolvimento de qualquer empresa, independentemente do porte e do segmento de atuação, a metodologia tem como base a ideia de que, para melhorar os serviços, é necessário saber gerenciá-los.

Nessa perspectiva, é correto dizer que só podemos gerenciar aquilo que conseguimos medir, não é mesmo? Assim, é também plausível afirmar que só medimos aquilo que entendemos como é executado, certo?

Essa é a essência da metodologia BPM. Você precisa entender os processos de sua empresa para saber onde e como melhorar. Os gestores que não dão valor para essa lógica estão perdendo oportunidades valiosas e correndo o risco de ficar para trás em um mercado altamente competitivo.

Em síntese, os objetivos do BPM resumem-se em obter nivelamento e sistematização dos fluxos de trabalho segundo conceitos, etapas, atividades e artefatos existentes na modelagem, melhoria e automação de processos de negócios.

Importância das práticas de BPM

No mercado atual, empresas que não contam com ferramentas e métodos eficazes e eficientes para modelar os processos, não entendem seu funcionamento e não atuam de modo a encontrar melhorias constantes estão fadadas a serem ultrapassadas e ocuparem posições desvantajosas em relação aos concorrentes mais atentos.

O uso das práticas de BPM é fundamental e imprescindível, tendo em vista que capacita as empresas a entenderem como tudo acontece, estruturarem a organização como um todo e compreenderem a forma como os resultados podem ser obtidos da melhor maneira, modelando processos e realizando procedimentos contínuos de melhoramento.

Além disso, vale destacar que esse tipo de abordagem não tem fim, seu ciclo de vida é contínuo, posto que as transformações e adequações são sempre necessárias e aplicáveis nos processos de negócio de uma empresa.

Etapas da metodologia

Existe um consenso entre os especialistas da área de que a metodologia BPM é composta por algumas etapas fundamentais. A nomenclatura pode variar, dependendo do contexto, mas, em geral, as fases têm o mesmo sentido.

Elas seguem uma sequência lógica e visam a estruturar ações estratégicas e sistemáticas dos processos da empresa. São elas:

• planejamento e alinhamento estratégico do projeto;
• modelagem dos processos;
• análise dos processos;
• desenhos dos processos;
• simulação dos processos;
• implementação dos processos;
• monitoramento dos processos;
• melhoria dos processos.

Mas como é possível colocar tudo isso em prática? É o que você verá a seguir!

Aplicação do BPM na empresa

O objetivo da aplicação do BPM é sempre proporcionar aumento de valor à empresa, seja em relação ao seu lucro, seja em qualidade ou em qualquer outro aspecto.

Tal aplicação pode ser realizada por meio de um tipo de software, chamado BPMS (Business Process Management System). Com ele, é possível estruturar um mapeamento lógico dos processos de negócio.

Por trabalhar com um ciclo de vida sem fim, as ações do BPM em uma empresa podem ser resumidas a partir das práticas expostas nos tópicos seguintes.

Ver

É o início de tudo, fase em que se analisa a documentação e a forma como os processos estão inicialmente dispostos, detectando os processos primários. Identifica-se também os indicadores de desempenho.

Definir

É o momento de observar como os processos estão no momento, com o objetivo de obter informações suficientes para a próxima etapa. Nessa fase, temos uma representação, um quadro, do que precisa ser melhorado.

Analisar

Com base nas informações obtidas e documentadas, é hora de analisar as lacunas, comparar dados e definir necessidades, além de pensar em novos processos que serão aplicados.

Modelar

Com as necessidades e os objetivos definidos, deve-se começar a modelação ou o desenho dos processos que serão realizados. É criado um plano de implantação.

Melhorar

Aqui acontece a prática do plano de implantação. Deve-se colocar o que foi planejado em ação, permitindo que os processos atuem no fluxo de trabalho. Sua implementação pode ou não ser feita com ajuda de softwares específicos.

Controlar

No ciclo de vida do BPM, esta é a hora de usar métricas bem precisas para monitorar a adequação dos processos que foram definidos. Entre outros detalhes, pode-se avaliar o tempo de duração do processo, o custo monetário envolvido e a qualidade resultante.

Reengenharia

Esta é uma etapa de transição, em que há o refinamento dos processos. A partir dos resultados, são definidos novos processos, e o ciclo é reiniciado. O foco é sempre buscar a melhoria no desempenho, implementando constantes transformações e impulsionando a evolução da empresa a cada novo ciclo.

Benefícios da metodologia BPM

Mas por que aplicar a metodologia BPM em sua empresa? Não importa se seu negócio é de pequeno, médio ou grande porte, o uso de técnicas de gerenciamento dos processos trará inúmeras vantagens.

Vamos citar aqui alguns dos principais benefícios à gestão, resultantes da aplicação do correto e sistemático gerenciamento dos processos da empresa.

Melhora a transparência nos processos

Na metodologia BPM, há uma exposição clara aos funcionários sobre os processos realizados por todos os setores ou departamentos.

Ter esse conhecimento permite aos funcionários executar suas atividades com qualidade superior e com maior atenção aos objetivos da empresa.

Plano de controle

A aplicação do BPM envolve o emprego e a análise de indicadores de desempenho, usados para trazer à tona a performance da empresa com relação aos seus processos.

Isso permite maior controle sobre os resultados de cada processo, entregando um valor melhor ao cliente.

Crescente produtividade

Com mais transparência nos processos e em quem está envolvido neles, obstáculos são eliminados. Proporciona-se, com isso, fluidez nos processos de trabalho, além de tornar os funcionários mais preparados, aumentando a produtividade de toda equipe.

Possibilidade de Automação

Por ter melhor controle e conhecimento dos processos, é possível definir quais não necessitam de intervenção humana.

Isso gera a possibilidade de automatizar tarefas, deixando que parte, senão a totalidade, dos processos realizados seja controlada e realizada por sistemas informatizados, reduzindo o tempo e os custos de execução.

É possível automatizar praticamente qualquer processo, como o atendimento ao cliente.

Maior agilidade

Gera aumento em agilidade nos processos, por torná-los mais flexíveis. Também é possível diminuir o tempo de resposta de mercado, impactando no retorno de investimentos.

Eficiência e redução de custos

Uma equipe mais ciente e mais bem preparada executa os processos com maior eficiência. Com equipes melhores, a empresa se mostra eficiente como um todo, reduzindo custos para execução e manutenção de processos.

Segurança da informação

Logicamente, quando se tem processos automatizados e bem estruturados, ganha-se em segurança da informação e dos resultados entregues.

Maior satisfação dos colaboradores e clientes

Além disso, o sistema BPM oferece benefícios aos próprios colaboradores, que passam a contar com processos otimizados, organizados e automatizados, preocupando-se com atividades mais estratégicas e menos operacionais. Assim, a empresa consegue engajar melhor as equipes, e, como consequência, os serviços são entregues com mais qualidade, o que aumenta, também, a satisfação dos clientes.

Com a aplicação da metodologia BPM, é possível melhorar de forma sistemática a qualidade e os resultados dos produtos e serviços oferecidos pela sua empresa.

Assim, tenha em mente que é essencial o gerenciamento de processos fazer parte, não de um período ou momento de sua empresa, mas da base para sua existência. Isso implica transformar a cultura organizacional do negócio.

Os resultados alcançados pelo BPM materializam-se por meio da estrutura de trabalho documentada da metodologia, bem como da modelagem e da automação de processos. O conjunto de práticas também permite que você realize a priorização de tarefas, assim como a definição de etapas, papéis, responsáveis e artefatos (ou seja, os modelos e os templates de documentação).

Mas nada disso será viável se sua empresa não tiver uma equipe qualificada para aplicar a metodologia, para fazer as notações e manusear as ferramentas pertinentes à estruturação de escritório de processos, à definição de metodologia para desenvolvimento de sistemas orientados a processos e serviços, à modelagem de processos, à análise e ao redesenho de processos, entre outros.

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