Registro de atividades
O lançamento de atividades é feito pelo menu “Recursos complementares / Time tracking / Registro de atividades”, que apresentará uma tela com o seguinte aspecto:
As áreas principais para registro são assim definidas:
1- Calendário para seleção da data na qual as atividades serão registradas.
2- Horário inicial e final da atividade a ser registrada.
3- Tipo de atividade desempenhada que se está registrando.
4- Depois que um tipo de atividade é escolhido, uma referência é vinculada automaticamente.
5- Área de listagem das atividades registradas.
Para registro de uma atividade, portanto, clica-se em uma data, informam-se os horários inicial e final, tipo de atividade e referência. Ao se acessar a função de registro, o Qualitor posiciona-se sobre a data do dia corrente. Para registrar atividades de outro dia, basta clicar sobre as setas de seleção de datas ou através do ícone.
Assim que uma atividade for registrada, a mesma aparecerá na listagem, e o horário inicial é ajustado para o próximo horário disponível após o registro.
No topo do campo “Registo de atividades”, um somatório das horas registradas no dia é apresentado.
Outra regra que o Qualitor possui é que, dentro do turno, é assumido como o final da atividade a ser registrada o horário atual (como se o atendente estivesse para registrar uma atividade que acabou de desempenhar). Por exemplo, à tarde, com um expediente que inicia-se às 13:00 horas, um registro feito às 15:09 apareceria da seguinte forma:
Seleciona-se, dentre as opções previamente cadastradas, o tipo de atividade. O campo Referência será preenchido automaticamente, de acordo com o tipo de atividade selecionado. A Referência pode ser feita a ações, chamados, mudanças, problemas, projetos, projetos externos, referências externas ou usuários finais.
Cada tipo de referência escolhida permite a associação com o tipo de entidade. Por exemplo, se a Referência for “Ação”, uma opção dentro de uma lista de ações pode ser acionada. O mesmo ocorre para chamados, mudanças, etc.
É possível realizar a inclusão de atividades em chamados que já estejam encerrados.
É possível também registrar atividades para qualquer tipo de projeto, independentemente de o atendente estar ou não vinculado ao projeto. Projetos externos representam algum projeto que não é controlado pelo Qualitor. Já as referências externas são escolhidas a partir de uma lista de referências definida pelo administrador.
Depois de registradas, as atividades do dia deverão ser encaminhadas para aprovação, através do menu “Ações / Encaminhar para verificação”. Quando são enviadas para aprovação, as atividades cuja soma de horas fique fora da faixa de horas esperadas por dia deverão obrigatoriamente ser submetidas a aprovação.
IMPORTANTE: as regras de aprovação relacionadas a número de horas esperadas não são válidas caso o atendente esteja em período de afastamento.
Uma solicitação de confirmação é apresentada, da seguinte forma:
Assim que as horas de atividades forem encaminhadas, caso a quantidade fique dentro do limite de horas mínimas e máximas, passarão a aparecer na guia Aprovadas, de forma que o atendente possa tomar ciência desta aprovação.
IMPORTANTE: a ordem dos registros será apresentada, em relação aos horários, de forma crescente. Se em um determinado dia o número de horas ficou abaixo do número mínimo definido pelo administrador, essas horas aparecem na guia “Aguardando aprovação”:
