Entenda melhor sobre a estruturação de workflow para atendimento ao cliente

O fluxo de trabalho das empresas está cada vez mais intenso. Mapear e acompanhar essa rotina são atitudes essenciais para identificar gargalos e pontos em que há necessidade de melhorias. Foi a partir dessa necessidade que nasceu o Workflow, prática que muitas organizações têm aplicado para melhorar o atendimento ao cliente.

Tendo em vista a necessidade de melhorar o acompanhamento das tarefas realizadas no dia a dia, os gestores perceberam que automatizar esse sistema seria a melhor opção. No entanto, ao mesmo tempo que identificam a importância desse passo, as empresas sentem dificuldades no processo de implantação.

Por isso, neste artigo vamos esclarecer o que é o Workflow, a importância de automatizar processos e mostrar os benefícios que podem ser obtidos por meio da adoção da ferramenta de atendimento ao cliente. Acompanhe!

O que é Workflow?

O termo Workflow se refere ao controle do fluxo de trabalho — como a própria tradução para o português sugere. O fato é que o Workflow cobre todo o fluxo, desde as primeiras estratégias pensadas até ações depois da venda efetuada.

Ele uma forma eficiente de acompanhar o desenvolvimento da rotina, identificar necessidade de melhorias, fazer ajustes do que for necessário, prever as saídas e estimular a comunicação entre todas as áreas. A partir disso é possível aprimorar as fraquezas, descobrir falhas e potencializar os acertos.

Se o Workflow for automatizado, a eficiência dos processos é muito maior e poderá facilitar a vida de todos os gestores e colaboradores envolvidos. Aplicar o Workflow na área de atendimento ao cliente é uma estratégia interessante para o gestor que visa melhorar a experiência do seu consumidor em contato com os canais de atendimento da empresa.

Por que aplicar o Workflow no atendimento ao cliente?

Sendo o Workflow o acompanhamento das tarefas do setor de atendimento ao cliente, automatizar essa supervisão é garantia de redução de erros e de um acompanhamento de 100% da rotina de trabalho.

Com o auxílio de uma empresa especializada em automação de Workflow os gestores terão o seu controle facilitado, além de eliminar uma quantidade imensa de papéis e de gerar maior segurança nas informações repassadas.

Para mostrar a importância de um Workflow automatizado, veja abaixo seis benefícios obtidos quando a empresa adota a automação de fluxo no atendimento ao cliente:

1. Padronização dos processos

O aumento de produtividade é visível quando existe padronização dos processos e uma maneira única de conduzir cada etapa de trabalho. Essa padronização diminui de forma significativa a taxa de erros e a dependência de funcionários.

Com os dados sendo repassados dentro de um padrão, o conhecimento fica retido e pode ser facilmente entendido por qualquer outro colaborador — o que traz muito mais estabilidade para a rotina de trabalho.

2. Maior controle das atividades realizadas

Com o processo automatizado e sendo registrado continuamente, a facilidade em acessar o histórico de tarefas que já foram realizadas torna o controle geral muito mais dinâmico e assertivo.

Os sistemas automatizados comportam milhares de informações e processos, o que garante que nenhuma tarefa passe despercebida ou que não possa ser analisada de maneira mais criteriosa no futuro.

3. Redução do tempo para realização do ciclo de trabalho

Toda empresa tem o seu ciclo e seu próprio ritmo para completar as tarefas. Com um acompanhamento de fluxo digital, o tempo de conclusão será reduzido, pois será possível localizar e eliminar tarefas que não agregavam valor ao produto final.

Assim, retrabalhos, conferências, controles paralelos e cobranças de pendências não mais existirão e o tempo poderá ser mais aproveitado.

4. Maior foco no atendimento ao cliente

Imagine que um atendente recebeu uma solicitação ou uma reclamação do cliente pelo telemarketing da empresa e que esta deve ser encaminhada até o setor financeiro. No dia seguinte, o atendente não compareceu à empresa ou foi participar de um treinamento.

Dias depois do primeiro contato a solicitação do cliente ainda não chegou ao seu destino, que era o setor financeiro. Assim, a frustração do cliente será enorme quando ele ligar pela segunda vez e descobrir que a sua solicitação ainda está em andamento.

Com um Workflow automatizado esse risco é remoto, pois os gestores terão condições de acompanhar a rotina de solicitações e o seu andamento, tomando as medidas necessárias para garantir que o cliente tenha o seu problema resolvido.

5. Otimização da experiência do cliente

Como visto, o cliente pode ter surpresas desagradáveis toda vez que ligar para o SAC da empresa se não houver organização. Nesse sentido, o Workflow ajuda a compilar todas as informações importantes de vários setores na tela do computador do atendente.

Assim, será possível garantir um atendimento diferenciado, oferecendo soluções personalizadas e melhorando a experiência no contato do cliente com a empresa. O Workflow não trabalhará sozinho, mas certamente ajudará os colaboradores na resolução de inúmeros problemas.

6. Documentação e validação de processos

Com o Workflow automatizado os processos poderão ser validados e documentados. Essa etapa é importante, pois ajuda a identificar gargalos e ainda prevê soluções para futuros contratempos. Com esse sistema, se alguma etapa registrada for “pulada”, o sistema emite um aviso para o superior responsável informando sobre o ocorrido.

Como ter um Workflow automatizado na sua empresa?

O Workflow é um sistema. Assim, ele é instalado a partir de um software para computadores — ele define tudo o que será automatizado na rotina de um negócio. Para contar com um Workflow automatizado na sua empresa é preciso apenas contratar o serviço e começar a trabalhar com a consultoria de um parceiro especializado.

Pesquise a solução que mais se encaixe no perfil de sua empresa, aliando custo e qualidade. Busque, principalmente, parceiros que contem com uma equipe especializada e dedicada para ajudar sua empresa a obter os melhores resultados.

Conhecer o funcionamento do Workflow é fundamental para entender como a ferramenta pode ajudar a otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa. Quando aplicada no atendimento ao cliente, o Workflow automatizado proporciona uma experiência diferenciada ao consumidor.

Tudo isso resulta em clientes satisfeitos, ganho de produtividade, mais lucros e crescimento da organização. Gostou do artigo? Quer saber mais sobre o Workflow? Entre em contato conosco para tirar as suas dúvidas e saiba como podemos ajudá-lo!