4 vantagens dos Teams integrados na gestão de serviços e atendimento

O Teams é uma ferramenta de chat da Microsoft e faz parte do pacote Office 365. Com ele, a gestão de serviços e o atendimento de uma empresa podem ser feitos com muito mais eficiência e simplicidade. A integração entre os colaboradores e as diversas ferramentas usadas no cotidiano das companhias são duas das principais características do Teams, propiciando não só o aprimoramento de serviços, mas também a maior motivação por parte dos profissionais, principalmente dos que trabalham remotamente.

A ferramenta da Microsoft surge em meio à necessidade de facilitar a comunicação entre as hierarquias de uma empresa. Em outras palavras, a proposta do Teams é a de reduzir burocracias e tornar essa relação entre gestores e colaboradores menos vertical, sendo que isso passou a ser uma grande tendência nos tempos atuais, em virtude de fatores como o isolamento social provocado pela pandemia.

Continue a leitura do artigo e veja a seguir quatro vantagens de utilizar o Microsoft Teams na sua empresa!

1. Otimização do tempo

A comunicação por e-mail, muitas vezes, é dispendiosa e ineficiente. Durante a rotina de trabalho, o colaborador tem que lidar com uma caixa de entrada lotada, com mensagens que podem vir de outros setores da empresa ou de parceiros externos, por exemplo. Com o Teams, a ferramenta de chat propicia uma comunicação mais simples e eficiente, além de menos burocrática, contribuindo para que o profissional gaste menos tempo lendo e-mails e possa se dedicar a outras atividades do setor.

2. Centralização da informação

O Teams conta com as principais ferramentas da Microsoft integradas, além de ser compatível com aplicações externas. Dessa forma, o colaborador não precisa sair da plataforma para acessar esses aplicativos, o que contribui no aumento da sua produtividade. Em relação às conversas, existem várias formas de organizá-las, tornando-as privadas ou públicas a toda a empresa, por exemplo. O Teams conta ainda com o registro de todas as mensagens do chat em um histórico, de modo a deixar salvo tudo o que foi discutido, bem como os arquivos que foram compartilhados ou criados durante uma reunião.

3. Minimização dos ruídos

Ruídos ocorrem quando uma mensagem não é bem compreendida pelos colaboradores. Como o Teams conta com um histórico das conversas, isso auxilia bastante a reduzir esses ruídos e tornar mais eficiente a comunicação, tanto de gestores e colaboradores como entre pessoas que trabalham em setores diferentes, mas que precisam se comunicar para tratar algum assunto específico.

4. Auxílio na tomada de decisões

Mesmo que um colaborador esteja em trabalho externo ou até mesmo fora do estado ou país, ele pode se comunicar e interagir com a equipe por meio do Teams. Por meio do chat e de reuniões online, as tomadas de decisões podem ser feitas com maior rapidez e eficiência, o que poderia ficar bastante dispendioso se os gestores utilizassem o e-mail na hora de se comunicar com os colaboradores.

Dicas de como usar o Teams na gestão de serviços e no atendimento

Para tornar possíveis as vantagens citadas há pouco, é importante lançar mão de algumas boas práticas na hora de se comunicar com o time por meio do Teams. Nesse sentido, podemos citar como dicas:

• buscar não perder tempo com e-mails desnecessários, sendo que eles costumam ser numerosos em uma empresa;
• criar um centro de trabalho para facilitar a comunicação entre a equipe e depender menos dos e-mails;
• apesar da distância, buscar dar um tom mais humanizado à comunicação. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de GIFs e emojis.

O Teams facilita a gestão de serviços e o atendimento de uma empresa. A solução faz parte do pacote Office 365 e veio para solucionar entraves de comunicação e aumentar a produtividade dos colaboradores, visto que ela integra não só os aplicativos da Microsoft, como também aplicações externas e que são úteis na rotina de trabalho.

Agora que você entendeu como o Teams pode trazer melhorias significativas à comunicação interna da sua empresa, assine nossa newsletter e receba outros conteúdos como este em seu e-mail!