6 maneiras de aumentar a disponibilidade de serviço em TI na sua empresa

A disponibilidade de serviço de TI é realmente crucial ao funcionamento do negócio e à criação de alguma vantagem competitiva. Quando as tecnologias travam, as informações e os processos diários também travam. Logo, todos da empresa são prejudicados.

Na prática, há vários exemplos disso. Quando a rede de internet não suporta consumo de dados, quando o software ERP não atende o número de usuários logados ou quando o site corporativo está fora do ar e interrompe o acesso aos clientes. Em todos esses casos, o serviço de TI é indisponível — por consequência, promove uma série de prejuízos.

Nos tópicos seguintes, explicamos minuciosamente como aumentar a disponibilidade de serviços em TI na sua empresa e como garantir ótimos resultados. Continue a leitura!

1. Avalie qual é a sua demanda

O serviço de TI não deve ser nem muito superior e nem muito inferior à demanda. Quando isso acontece, ou a empresa trava ou ela começa a desperdiçar recursos que são estratégicos (como tempo, dinheiro e energia). Sendo assim, deve-se encontrar o ponto de equilíbrio.

Logo, o primeiro movimento é calcular sua demanda. Confira algumas perguntas úteis:

1. qual o volume de dados que vai passar pelo serviço de TI?
2. Quais pessoas (clientes, funcionários, fornecedores etc.) usarão esse serviço?
3. Quantas vezes, ao longo do expediente, esse serviço será requisitado?
4. Há algum dia da semana ou horário em que há um "pico" de demanda?

Sendo assim, o primeiro exercício é o de questionamento. Ao fazer as perguntas certas e respondê-las com proficiência, saberá exatamente qual é a sua demanda.

Para garantir que suas respostas sejam precisas, fuja do "eu acho". Busque por dados que subsidiem boas respostas, analise os relatórios de acesso do software, bem como do site que pertence à empresa. Depois, com os dados em mãos, responda às questões levantadas.

2. Faça o diagnóstico das principais causas para os gargalos

Em alguns casos, o aumento da disponibilidade depende de duas coisas:

1. identificar os gargalos que afetam a entrega dos serviços de TI;
2. corrigir esses gargalos ou eliminá-los.

Sendo assim, é um trabalho de avaliação das causas dos efeitos indesejados.

Para ficar mais claro, imagine que o setor de TI está recebendo reclamações de talentos que não conseguem acessar o sistema da empresa. Nesse caso, cabe investigar os gargalos que prejudicam o acesso.

Nesse caso, uma boa ferramenta é o diagrama de Ishikawa, também chamado de espinha de peixe, que objetiva diagnosticar as causas de certos efeitos (geralmente problemas). Logo, o gestor pode identificar os gargalos que causam problemas, depois eliminá-los.

3. Elabore um bom plano de disponibilidade

Agora que entende qual é a sua demanda e quais os gargalos existentes, é hora de elaborar um bom plano de disponibilidade. Para ficar mais fácil, pense no plano como uma espécie de ponte entre os resultados atuais e os futuros, facilitando o trabalho do TI.

Para construir um bom plano, é interessante formular (e responder) as perguntas certas. Nesse caso, uma ótima ferramenta é chamada de 5W2H, que consiste em um acrônimo de 7 perguntas do inglês que permitem que o gestor formule seu plano. Veja as perguntas:

1. what — o que deve ser feito?
2. why — por qual motivo?
3. where — onde isso vai acontecer?
4. when — quando?
5. who — por quem será feito?
6. how — como?
7. how much — quanto é que vai custar?

Faça esse conjunto de questões para cada passo do seu plano. Por exemplo, se deseja ampliar a velocidade da sua internet, questione-se sobre o como, quando, por quem e assim por diante. Lembre-se, também, de registrar as respostas e fixar uma data para o término.

4. Observe as evoluções e necessidades da empresa

Nenhuma empresa é estática. Ao longo do tempo, com uma boa administração, o mais provável é que ela cresça, amplie sua carteira de clientes e o número de funcionários que fazem parte do negócio. Logo, também é crucial a ampliação dos serviços de TI.

Nesse caso, é imprescindível ficar atento aos avanços da empresa, bem como à adoção de novas estratégias, objetivando suprir a demanda que tende a progredir ao longo do tempo.

Imagine, por exemplo, que a empresa esteja ampliando seu volume de transições por canais digitais, como redes sociais ou e-commerce. É crucial que o TI esteja alinhado e que entregue soluções para as novas demandas. Do contrário, terá sérios problemas.

Para acompanhar o modelo de negócio e a estratégia empresarial, é interessante contar com a ferramenta Business Model Canvas (BMC). É uma ferramenta usada para desenhar o modelo operacional da empresa e que certamente pode ser adotada pelo TI.

5. Adote programas de melhoria contínua

Outra forma de aumentar a disponibilidade de serviço de TI na empresa é contar com programas de melhoria contínua. Esses programas têm um objetivo muito claro: garantir melhores resultados com os recursos que já têm.

Existem muitos programas de melhoria. No entanto, quase todos são ramificações do chamado ciclo PDCA (ou ciclo de Deming). Esse ciclo consiste em movimentos contínuos de planejamento, execução e melhoria, dependendo das seguintes etapas:

1. plan — refere-se ao planejamento do que deve ser feito;
2. do — colocar a mão da massa, isto é, executar o plano deliberado;
3. check — avaliar os resultados que foram alcançados;
4. act — agir corretivamente, objetivando eliminar erros.

Sendo assim, o gestor de TI deve formular um plano para o aumento da disponibilidade do serviço de TI (ver dica nº 3), depois executar o plano e avaliar seus resultados. Logo depois, avaliar potenciais falas, suas causas (ver dica nº 2) e agir corretivamente.

6. Conte com o data analytics em seu favor

Por fim, tenha em mente que o aumento da disponibilidade dos serviços de TI depende da análise de grandes volumes de dados (data analytics), no intuito de agir de maneira precisa e garantir o máximo de resultados com o mínimo de recursos.

O processo de data analytics se concentra em quatro etapas: coleta, organização e análise de dados, além da posterior tomada de decisão.

Quando isso é bem feito, o departamento de TI pode ter uma série de benefícios e ampliar seus resultados. Primeiro, passará a ter uma análise mais consistente dos acontecimentos diários, também poderá estabelecer prioridades e alocar seus recursos estrategicamente.

Agora você está por dentro do tema. Lembre-se de que o aumento da disponibilidade de serviços de TI depende de um conjunto de etapas. É importante que o gestor comece a identificar a demanda da empresa, depois avalie seus principais gargalos e inicie um programa de melhoria. Além de tudo, é preciso sempre usar os dados diários em seu favor.

E então, gostou do nosso artigo? Está pronto para gerenciar o aumento da disponibilidade dos serviços de TI? Aproveite para entrar em contato conosco e verificar como podemos ajudá-lo ao longo de todo esse processo. Vamos lá!