7 boas práticas para garantir uma gestão de facilities eficiente

Gestão de facilities refere-se aos serviços de infraestrutura de um estabelecimento ou unidade de negócio, como limpeza, segurança e manutenção predial. Também inclui itens como conta de água e energia. Portanto, é algo amplo e que merece atenção.

Na medida em que os facilities são deixados de lado, a empresa pode ter uma série de problemas. O ambiente de trabalho pode ser tornar mais desorganizado e até inseguro, o que resulta em custos não estratégicos adicionais, além de prejudicar a experiência dos consumidores. Em vista disso, é importante conhecer e adotar boas práticas gerenciais.

Ao longo dos próximos tópicos, destacamos 7 práticas que podem ser adotadas no local de trabalho. Com elas, poderá melhorar sua gestão de facilities. Continue a leitura.

1. Faça um mapeamento organizacional

O primeiro passo é compreender mais profundamente os facilities presentes em seu negócio, avaliar como eles estão sendo administrados e quais necessidades precisam ser supridas. A ideia, então, é fazer um mapeamento (diagnóstico) inicial.

Aqui, faça uma lista dos facilities presentes. Segurança, limpeza e manutenção predial representam os mais comuns. Dentro da manutenção, encontram-se itens como ajustes elétricos e sanitários. Quanto mais clara e específica for sua lista, melhor.

Em sequência, reflita sobre como cada um desses facilities estão sendo gerenciados, além de qual seu grau de satisfação com os atuais resultados. Assim, conseguirá identificar as lacunas que precisam ser corrigidas ao longo do processo.

2. Elabore objetivos claros e inteligentes

Objetivos funcionam como uma espécie de alvo, pois orientam a equipe de trabalho e melhoram a alocação dos recursos, como tempo e dinheiro. Portanto, é importante definir objetivos para a gestão de facilities, indicando o que deve ser alcançado.

Por exemplo, estabeleça objetivos para revisão das suas instalações elétricas, limpeza da fachada do empreendimento, correção da estrutura predial e rondas de segurança. Bons objetivos são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (com prazo).

É importante engajar as equipes de trabalho em torno dos objetivos. Para tanto, é preciso disseminá-los muito bem, garantindo que todos entendam o que deve ser feito. Também é útil associá-los a recompensas específicas, como bonificações ou premiações.

3. Crie rotinas de checagem e correção

Por vezes, a gestão de facilities falha por falta de rotinas claras. Ninguém sabe o que deve ser feito, como e por quem. Por consequência, o assunto é deixado de lado. É preciso mudar essa situação. Isso pode ser feito por meio da estruturação da rotina de trabalho.

Neste caso, um simples fluxograma pode ajudar muito. Pense no fluxograma como a representação esquemática de um processo, utilizando-se de elementos gráficos, textos e setas. Então, grosso modo, é uma espécie de passo a passo minuciosamente desenhado.

Aproveite para apresentar o fluxograma para a sua equipe, deixar claro quem é responsável por executá-lo e qual será a escala de trabalho. Reserve alguns minutos para tirar dúvidas, ouvir sugestões e, talvez, até melhorar mais algumas coisas. Assim, terá bons resultados.

4. Forneça o suporte necessário à equipe

A gestão de facilities envolve planejamento, execução e controle. Como já falamos do planejamento inicial (diagnóstico, definição de objetivos e fluxogramas), vamos falar da execução propriamente dita. É indispensável dar suporte aos profissionais e equipes.

Em resumo, dar suporte significa disponibilizar os recursos necessários ao trabalho, por exemplo, itens materiais, informações ou recursos financeiros. Quando os profissionais não contam com os meios devidos, o trabalho é afetado e pode até não acontecer.

Neste caso, o melhor é manter um bom canal de comunicação com os profissionais e equipes, de modo que consiga entender e suprir suas necessidades. Também é necessário criar processos para solicitação de material junto ao almoxarifado da organização.

5. Avalie a terceirização do serviço

É importante destacar que a gestão de facilities pode demandar bastante tempo e energia, tirando o foco no negócio central (core business) da sua empresa. Por isso, muitos gestores optam pela terceirização — e esta também é uma alternativa em “jogo”.

Neste caso, todo o planejamento, a execução e o controle ficam sob responsabilidade de uma contratada, que deve alocar profissionais e recursos para suprir suas demandas em facilities. Os serviços de limpeza e segurança são, com muita frequência, terceirizados.

Entretanto, é importante fazer uma boa pesquisa antes da terceirização. Lembre-se que você estará iniciando uma relação. Busque por um fornecedor sério, bem prestigiado e que conte com serviços de qualidade. Sem isso, poderá cometer um grande erro.

6. Conte com a ajuda da tecnologia gerencial

Ainda na execução, vale destacar que a tecnologia pode ser de grande ajuda. Existem softwares gerenciais dedicados aos facilities, nos quais você pode lançar metas, rotinas e controles, bem como centralizar a comunicação com seus profissionais e equipes.

Uma boa tecnologia fornece grandes vantagens. Por exemplo, permite a geração de listas de tarefas (checklists), o monitoramento do que está sendo feito e a extração de métricas de desempenho. Além disso, permite o controle de prazos, orçamentos e estoques.

Aqui, busque por um fornecedor que ajude na adoção da ferramenta. Isto é, que forneça todas as orientações iniciais para que você e sua equipe saibam exatamente como utilizar a tecnologia diariamente. Sem uma clara compreensão inicial, o trabalho é prejudicado.

7. Monitore indicadores de desempenho

Após planejamento e execução bem-sucedidos, é hora de estabelecer mecanismos de controle. A ideia é monitorar os resultados obtidos, de modo que consiga identificar o que pode ser melhorado e o que deve ser padronizado. Para tanto, é preciso contar com KPIs.

O acrônimo KPI vem do inglês Key Performance Indicator, o que pode ser traduzido como indicadores-chave de desempenho. Esses indicadores fornecem uma visão profunda dos resultados, permitindo o monitoramento e a avaliação das entregas ao longo do tempo.

Na gestão de facilities, existem muitos KPIs úteis, como o tempo médio necessário para execução das atividades, os custos operacionais, a taxa de conclusão de tarefas, o nível de satisfação dos clientes com as instalações e o número de chamadas em aberto.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Tenha em mente que uma ótima gestão de facilities pode resultar várias vantagens para a empresa e suas partes interessadas, como o aumento da satisfação dos clientes, a redução de custos e a maior segurança ao longo do experiente. Por esse motivo, é útil investir nas melhores práticas, processos e tecnologias.

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