Afinal, como a priorização de tarefas pode melhorar a produtividade?

Se o seu objetivo é atingir bons resultados por meio dos canais de atendimento na empresa para crescer profissionalmente, então, precisa entender agora mesmo como funciona a priorização de tarefas e como aplicá-la para melhorar produtividade.

As demandas surgem a cada momento e alguém sempre pedirá algo com mais urgência. Portanto, se você não souber ordenar o que realmente é importante, é possível que demore mais tempo para executar as tarefas que o ideal, deixando de lado seus resultados.

Se você quer melhorar os seus processos atuais a fim de elevar os indicadores de toda a equipe, então, continue a leitura deste material e entenda melhor como a priorização de tarefas pode ajudá-lo.

O que é a priorização de tarefas?

O termo se dá a partir de uma ferramenta visual que permite ao usuário determinar quais são as suas prioridades e colocá-las em prática de maneira mais efetiva.

Usada sem automação, ela pode partir de uma tabela de Excel ou, até mesmo, em um quadro branco, com colunas que definem em números (de 1 a 5, por exemplo) a ordem de prioridade, gravidade e urgência. Sendo, em cada atividade uma alocação de nota e grau de importância.

Ou seja, é um recurso que permite visualizar todos os pedidos que deverão ser executados e, a partir dele, organizar por prioridades, com o objetivo de que toda a equipe, grupo ou outros setores estejam alinhados.

Com ela, se torna mais prático colocar tudo o que precisa bem na sua frente e em ordem. Ao usar essa metodologia é possível organizar melhor e priorizar todas as obrigações que devem ser entregues, centralizando o que realmente é importante.

Existem diferentes estruturas para aplicar, permitindo que, de maneira visual, seja possível separar as demandas, sejam elas manuais, sejam a partir de sistemas tecnológicos com a mesma função. As metodologias mais conhecidas que dão origem aos softwares são:

• BÁSICO;
• GUT (Gravidade, Urgência e Tendência);
• RICE (Alcance, Impacto, Confiança e Esforço, em português);
• custo x benefício;
• urgência x importância.

Grandes empresas adotam esses métodos por trazerem benefícios aos diferentes setores, em especial, a quem deseja aumentar a produtividade e melhorar os resultados. No entanto, um colaborador também pode adotar essa estratégia para as suas atividades individuais, basta ter conhecimento da metodologia.

Quais são os benefícios de adotá-la na equipe?

Oferece um planejamento

Toda empresa sabe quais são as atividades que precisam de mais urgência e quais são as mais importantes. No entanto, não basta confiar apenas na memória, é preciso detalhar e dividir entre os membros envolvidos.

Portanto, para que os resultados sejam efetivos, os gestores precisam alinhar com os colaboradores quais são as prioridades, e por isso, as ferramentas de priorização de tarefas são importantes. Elas oferecem um planejamento de todo o processo — esse deve ser o ponto principal a fim de melhorar a produtividade.

As altas demandas, por vezes, nos deixam ansiosos, como se precisássemos resolver tudo para ontem, porém, somente com um bom planejamento de todos os deveres é que se pode conseguir melhores resultados.

Com uma boa organização é possível visualizar melhor os afazeres e priorizá-los adequadamente. Uma boa dica é elencar dentro desse plano todas as suas atividades diárias e depois separá-las por ordem de importância.

Estabelece pequenos objetivos

Partindo do pressuposto de que, durante a organização, foram alinhados todos os afazeres importantes, urgentes e aqueles que podem ficar para depois, é chegada a hora de setorizar ainda mais essas funções.

A priorização de tarefas permite separar cada atividade em pequenos objetivos, tornando possível designar aos outros membros a mesma tarefa a fim de que a meta seja alcançada. Esses propósitos podem ser listados por dia, até que se chegue ao resultado maior ao final de cada serviço ou entrega.

Melhora o foco

Além disso, essa ferramenta favorece o foco, pois, ao setorizar as funções é possível compreender a importância de cada uma e, assim, focar por partes, em vez de pensar em todas as atividades juntas. Assim, os pequenos objetivos são centralizados um a um — por isso a priorização de tarefas auxilia no foco.

Filtra o urgente do importante

Por mais que tudo se mostre urgente, é preciso listar as solicitações por prioridades, apontando quais delas são urgentes, aquelas que precisam ser feitas o mais rápido possível para não prejudicar ainda mais os atendimentos, daquelas que são importantes, mas ainda não estão afetando os seus resultados.

Aqui é preciso que haja um alinhamento entre os setores, pois, assim é possível saber quando negar algo, por exemplo, já que a prioridade das suas atividades estarão previamente definidas.

Acelera as entregas

A priorização de tarefas planejada com antecedência permite que o colaborador acelere a entrega de serviços ao cliente, uma vez que saberá exatamente onde focar. Além disso, ao se alinhar com outros setores a partir da mesma metodologia, mesmo aquilo que não depende do operador de atendimento, por exemplo, tem uma eficiência maior em seu processo, já que toda a empresa estará por dentro de tudo.

Traz flexibilidade

Ao separar o que é urgente daquilo que é importante, os colaboradores conseguem ser mais flexíveis quanto a resolução dos trabalhos, já que a priorização de tarefas terá uma ordem de importância a seguir. Sem contar que, com essa técnica, também há a possibilidade de mudar o processo de tempos em tempos.

Não é preciso se apegar a uma tarefa até o final, se surgirem demandas ou esse planejamento não estiver funcionando, mude. Essa revisão também serve para conferir se a produtividade realmente aumentou ou se é necessário alterar alguma coisa.

Agora que você já sabe que o que deve priorizar de tarefas fica mais fácil ter foco no que realmente é urgente e merece mais a sua atenção, reduzindo-se o tempo dedicado com coisas desnecessárias e focando na eficiência de atendimento do grupo.

Para ajudar nessa prática, grandes empresas contam com softwares de gestão de atendimento, onde é possível aplicar a metodologia de priorização de tarefas dentro da ferramenta e, com a ajuda da tecnologia, ter o controle todo em um único lugar.

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