Atendimento: aprenda como fazer a integração com Microsoft Teams

O Teams é a solução da Microsoft que substituirá o Skype. Devido ao atual cenário em que as empresas precisam adotar o home office, o uso dessa ferramenta aumentou bastante, em virtude das muitas possibilidades que ela oferece. Dentre elas, a possibilidade de conversas por meio de chat e videoconferência, além de ter os principais aplicativos do pacote Office já inseridos, de modo que o colaborador não precise sair do Teams para criar ou editar um documento.

A integração Microsoft Teams com sistema de gestão de atendimento é algo que, como veremos, traz diversos benefícios ao negócio. Além disso, falaremos como proceder, na prática, com essa integração. Ficou interessado no tema? Então continue a leitura do nosso artigo até o final e entenda como a sua empresa pode melhorar o seu processo de atendimento!

Quais são as principais vantagens da integração Microsoft Teams?

O Microsoft Teams tem um objetivo bastante claro no ambiente de negócios: reduzir entraves de comunicação entre os níveis hierárquicos de uma organização. Isso significa que é grande a necessidade de tornar mais horizontal esse contato entre gestores e colaboradores, de modo a facilitar o fluxo de informação e agilizar tomadas de decisão. Dito isso, separamos, para você, algumas das principais vantagens de usar o Teams integrado ao sistema de atendimento da empresa. Acompanhe, a seguir!

Informação centralizada

Como foi falado, o Teams foi feito para que os colaboradores não precisem criar ou editar documentos fora da ferramenta. Por isso, os principais aplicativos do pacote office já estão inclusos na solução, além de ser viável o uso de aplicações externas.

Também, todas as conversas realizadas entre os colaboradores ou com fornecedores e clientes são salvas em um histórico, de modo que todos os pontos discutidos não se percam e sirvam de guia para procedimentos futuros. Vale, ainda, ressaltar que essa informação centralizada é feita por meio da computação em nuvem.

Melhora da comunicação

Um problema que pode ser recorrente, e que o Microsoft Teams visa a atacar, são os ruídos na comunicação. O fato de todas as informações serem gravadas em um histórico faz com que o grau de compreensão sobre as decisões e pautas discutidas seja maior, evitando ambiguidades e mal-entendidos.

Otimização do tempo

Quem se comunica via e-mail sabe que esse é um meio que se torna burocrático e ineficiente em muitas situações. Quando um gestor ou colaborador demora a responder, por exemplo, decisões importantes acabam sendo postergadas, o que impacta negativamente o negócio.

No entanto, o Teams oferece uma comunicação simplificada e menos dispendiosa, que pode ser feita por meio de chat e videoconferência. Por consequência, a dependência do e-mail passa a ser menor, trazendo uma maior fluidez à comunicação.

Maior segurança

Como o Teams é uma solução hospedada na nuvem, os recursos de segurança são bastante reforçados, de modo a evitar vazamento ou sequestro de informações. Além disso, as conversas podem ser configuradas na plataforma de forma que apenas um grupo de pessoas tenha acesso a elas.

Melhores tomadas de decisão

Além de tornar a comunicação mais horizontal dentro da empresa, o Teams também permite que colaboradores que estejam em viagem, por exemplo, possam usar a ferramenta. Isso porque ele possui a versão mobile, o que torna a comunicação ainda mais eficiente.

Consequentemente, as tomadas de decisão passam a ser melhores e mais rápidas, o que pode significar, lá na frente, um diferencial competitivo, ou ainda a possibilidade de explorar novas oportunidades de negócios.

Aumento de produtividade

A simplicidade e eficiência na comunicação com colaboradores, gestores e clientes fazem com que o nível de produtividade na empresa seja maior. Isso porque o uso de e-mail passa a ser menor, fazendo com que os profissionais tenham mais tempo para outras atividades relacionadas ao negócio.

Isso é fundamental na gestão de atendimento, visto que o colaborador agora pode deter-se à resolução de demandas dos clientes da melhor forma possível, gerando satisfação e fidelização por quem usa os produtos da empresa.

Como realizar a integração Microsoft Teams?

Uma vez integrado ao sistema de atendimento, o Microsoft Teams torna o trabalho muito mais ágil, visto que o colaborador pode acessar todas as funcionalidades que precisa em uma única tela.

Além disso, o uso da metodologia Kanban faz com que todas as demandas dos clientes sejam devidamente acompanhadas e monitoradas. Veja, a seguir, alguns procedimentos que devem ser feitos para que a integração do sistema de atendimento com o Teams aconteça com o máximo de sucesso!

Definir os objetivos da integração

O planejamento é fundamental antes de qualquer procedimento relacionado com a integração. Por isso, os gestores precisam conhecer bem as suas principais dificuldades na hora de lidar com o atendimento dos clientes. Com objetivos claros, a integração tem grandes chances de resolver os entraves que impedem o negócio de oferecer uma maior satisfação e fidelização do cliente por meio da agilidade e eficiência no atendimento.

Configurar chatbots

Os chatbots são de grande importância nos dias de hoje quando o assunto é atendimento. Nesse sentido, o colaborador pode fazer a configuração deles, mesmo que não tenha sólidos conhecimentos sobre linguagens de programação. Após esse procedimento, os chatbots realizam várias ações, como acessar a base de conhecimento e fornecer informações úteis ao cliente, ou coletar alguns dados básicos e depois encaminhar o consumidor até o atendimento com um humano.

Estar atento às notificações

As notificações também são um ponto fundamental na integração do sistema de atendimento com o Microsoft Teams. Portanto, estar atento a elas significa o modo como os colaboradores estão procedendo diante das demandas dos clientes. Além disso, as notificações são úteis na hora de registrar soluções implementadas pelos profissionais, tornando-as parte da base de conhecimento do sistema.

A integração Microsoft Teams traz diversas vantagens ao negócio. Para que a sua organização possa usufruir dos benefícios citados, é fundamental contar com uma empresa consolidada, que auxilie nesse processo de integração.

Nós, da Qualitor, podemos ajudá-lo, pois nossa solução de atendimento ao cliente fornece, além de integração com o Teams, controle de processos e melhoria da comunicação de forma contínua. Por meio do nosso serviço, seus atendentes passam a ser mais produtivos e ágeis na hora de atender às demandas dos seus clientes!

Gostou do artigo e quer saber como a Qualitor pode ajudar na hora de fazer a integração com o Microsoft Teams? Acesse o nosso site agora mesmo e obtenha mais informações!