Automação de tarefas: entenda as melhorias que traz para a empresa

Quem consegue acompanhar a concorrência do mercado sabe que a entrega de bons resultados tem se tornado um diferencial muito importante. Contudo, muitas empresas sacrificam o relacionamento com o cliente ao abrirem mão da qualidade em prol da alta demanda, sem saberem que, com a automação de tarefas, é totalmente possível ter uma boa performance, mesmo que a procura seja alta.

Se você ainda não está familiarizado com esse tipo de tecnologia e seus benefícios, continue lendo este post! Vamos mostrar como a automação de processos pode auxiliar a sua organização.

Aumento de produtividade

Muitos gestores acreditam que a produtividade de uma empresa está intimamente ligada à capacidade de seus colaboradores. Mas, após uma rigorosa seleção, acabam frustrados ao perceberem que o desempenho das equipes pouco mudou.

Isso acontece porque, além da qualidade da mão de obra, outro fator influencia na produtividade de uma organização: a capacidade de otimizar o tempo gasto em determinados processos. Algumas tarefas são totalmente operacionais e bastante repetitivas e, por isso, podem ser realizadas por meio da automação. Um bom exemplo é o atendimento inicial aos clientes realizado por chatbots.

A automação permite que os colaboradores foquem em medidas estratégicas e busquem melhorias nos processos em vez de se dedicarem a funções pouco lógicas. Desta forma, a capacidade produtiva se torna maior, já que a busca por melhorias é constante e a realização de tarefas operacionais é realizada por automação, em tempo integral.

Menor chance de erros

Uma ferramenta de automação de processos possui extrema precisão na realização das funções para a qual foi designada. Isso significa que, com a redução de erros, o fluxo de trabalho também não será interrompido.

Como consequência, os atrasos decorrentes de falhas humanas deixam de acontecer. Por outro lado, a qualidade da entrega é superior e imune a equívocos (por parte da ferramenta). Até mesmo o relacionamento com o cliente pode ser estreitado com a implementação da automação de tarefas.

Redução de custos e burocracias

Além de reduzir custos com o retrabalho, a automação de tarefas também diminui o gasto com mão de obra. Afinal, a realização de uma tarefa por um software específico pode substituir a contratação de colaboradores.

Além disso, o gasto com treinamento de pessoal também será menor. Com menos colaboradores, o espaço físico pode ser aproveitado, por exemplo, para a implementação de novos equipamentos e ferramentas.

E, falando em espaço físico, quando mencionamos automação, é preciso lembrar que toda a papelada organizada em inúmeras pastas no almoxarifado deixa de existir. Isso porque muitas ferramentas já permitem a digitalização e criptografia de documentos.

Padronização de atividades

Em uma empresa sem padronização, é comum que cada equipe documente suas atividades da maneira que mais agrade seus integrantes. O problema é que, ao cruzar essas informações, fica difícil extrair conclusões definitivas. Com a ferramenta de gestão, todos seguem o mesmo padrão na realização de atividades, já que realizam consultas na mesma plataforma.

Caso um colaborador importante falte ou peça demissão de última hora, outra pessoa pode assumir as responsabilidades. Isso é possível quando tudo fica registrado na ferramenta, garantindo que a produtividade da empresa tenha baixo nível de oscilação.

Otimização de processos

Você certamente já deve ter presenciado uma situação em que diversas equipes empurram para longe a responsabilidade por um erro grave. E pior do que descobrir de quem é a culpa é não entender por que motivo o erro aconteceu. Com o gestor de tarefas do tipo workflow, todos os processos são documentados e fica claro quais são as responsabilidades de cada departamento e colaborador.

Quando um erro ocorrer, basta verificar dentro da plataforma de gestão qual foi a atividade negligenciada e corrigir o processo. Veja bem, não basta entender quem errou, mas por que errou e evitar que a falha se repita. Dessa forma, todos os processos acontecem de forma organizada.

Investimento em prospecção

A implantação de um gestor de automação permite que a redução de custos com produção e mão de obra seja destinada à conquista de novos clientes. Além disso, as ações tendem a ser mais eficientes, já que os funcionários podem se dedicar melhor a cada tarefa.

Por fim, com menos atrasos, entregas de qualidade e redução de custos, a satisfação dos clientes acontece de forma mais significativa. Clientes satisfeitos ajudam a aumentar o market share, e sua empresa certamente será comentada nas propagandas “boca a boca”.

Integração de banco de dados

A integração entre departamentos é muito importante para a saúde dos negócios, mas ela precisa ir além da integração entre equipes. É necessário que os bancos de dados utilizados em cada setor possam conversar entre si. Mas como fazer isso quando uma equipe utiliza planilhas, outra adota um software online gratuito e algumas ainda insistem em anotar tudo em papéis?

Com a implementação de um gestor de tarefas, toda a informação fica centralizada e não há necessidade de um sistema inteligente que consiga interpretar os diversos dados — a própria plataforma salva tudo de forma unificada. Desta forma, as estratégias podem ser construídas em conjunto entre marketing e vendas, por exemplo.

A automação de tarefas na prática

Uma ferramenta de automação pode se adaptar a empresas dos mais diversos segmentos. Sua aplicabilidade se encaixa em organizações da área de tecnologia e até transportadoras. Duvida? Então, confira alguns exemplos práticos de aplicação:

Rotas de entregas automatizadas

Transportadoras podem compartilhar com os clientes o registro do veículo que vai realizar as entregas para que o contratante acompanhe em tempo real o percurso e tenha uma previsão de data para entrega. Além disso, a assinatura e o canhoto de recebimento são coletados de forma digitalizada e enviados instantaneamente a todos os responsáveis.

Processos industriais automatizados

Imagine a dificuldade que uma indústria alimentícia tem para controlar seu processo de produção, considerando que boa parte da matéria-prima é perecível? Mas o controle de estoque, o pedido de insumos e a categorização dos alimentos pode ser feito de forma automatizada, o que reduz erros, tempo de entrega e a necessidade de mão de obra.

Equipes de vendas mais eficientes

Uma equipe de vendas perde muito tempo ao coletar pedidos, realizar a gestão de faturamentos, enviar e-mails, agendar reuniões etc. E tudo isso evita que a função principal (dar atenção aos clientes) acabe prejudicada. Mas as ferramentas de automação podem auxiliar nesse sentido, dando mais liberdade de atuação aos vendedores, sem deixar que algum compromisso seja esquecido.

Com o avanço da tecnologia, os softwares de gestão têm se tornado cada vez mais específicos e eficientes. Investir nesse tipo de tecnologia para a automação de tarefas é garantir que sua empresa poderá operar com o máximo de eficiência.

Gostou do artigo? Confira também como a automação pode trazer benefícios no atendimento ao cliente!