Centro de serviços compartilhados: como implantar na sua empresa?

Como reunir redução de gastos, agilidade nos processos, sinergia entre os profissionais e estímulos para os colaboradores em um só pacote? Felizmente, a resposta já está ao alcance das organizações de todos os segmentos. Neste post, vamos conhecer o centro de serviços compartilhados e todos os benefícios de sua implementação dentro das empresas.

Com a necessidade de obter vantagem competitiva em um mercado cada vez mais acirrado, essas estruturas organizacionais surgem como um eficiente método para centralizar as informações e facilitar a tomada de decisão dos gestores.

Mas as boas mudanças não se restringem somente aos profissionais do topo da hierarquia. Vamos descobrir o que são esses centros e como eles otimizam toda a infraestrutura da empresa. Confira!

O que é um centro de serviços compartilhados?

Também conhecido como CSC, constitui, em uma definição mais simples, a centralização das funções de apoio de uma organização com o objetivo de que os colaboradores possam se concentrar exclusivamente no core business da companhia.

Essas funções de apoio se referem a setores como recursos humanos, controladoria, administração, finanças, contabilidade, entre outros. Os centros de serviços compartilhados são, portanto, estruturas que agrupam processualmente diversas áreas da companhia, integrando os processos e facilitando a comunicação.

Para o Gartner, uma instituição que oferece consultoria e avaliações de diversas soluções em TI e negócios, os melhores CSCs do mundo compartilham certas características, como:

• pensamento de alcance global;
• expansão gradativa da empresa;
• alocação bem pensada dos recursos;
• valorização dos colaboradores.

O Brasil também investe nesse tipo de solução e a crise econômica global de 2008 garantiu a expansão do conceito, já que as companhias precisavam buscar novas estratégias para sobreviverem aos estragos causados no mercado. Desde então, os CSCs são adotados por centenas de empresas no país, com grande sucesso.

Quais são os benefícios de um CSC?

O principal deles é a redução significativa de custos. Muitas empresas desejam equilibrar o orçamento sem perder a produtividade, e a implantação do CSC vai ajudar muito na consolidação desse objetivo. Com o centro de serviços compartilhados, as atividades e procedimentos são otimizados e há um uso mais efetivo de técnicos que permitem a verificação de indicadores.

Essa redução de gastos possibilita o crescimento da companhia a partir do direcionamento dos recursos e do mapeamento mais eficaz de tarefas repetitivas. A estrutura desses centros é toda destinada a evitar a redundância de atividades, além do foco na implementação ágil de melhorias gerais.

Com a redução bem pensada dos custos, o aumento da produtividade é visível. Como as diversas funções de apoio têm seus processos otimizados, o CSC possibilita a previsibilidade dos resultados, além de tornar esses êxitos mais replicáveis.

Isso é conquistado através da diminuição e até eliminação de erros comuns e aumento da velocidade operacional. Indicadores de performance, como os KPIs, ajudam muito a mensurar o nível de agilidade e de cumprimento de todas as atividades necessárias.

A organização conquistada com a implementação do centro de serviços compartilhados também possibilita que o processo de tomada de decisões seja mais assertivo, já que a própria estrutura do CSC, incrementada pela automação e pela integração dos serviços, facilita a extração de informações cruciais.

Há uma melhora também em todo o nível de comunicação, proporcionando uma sinergia entre todas as equipes. Como diferentes profissionais estão unidos nesse centro, a troca de informações é facilitada e as tarefas são realizadas com mais agilidade.

Com essa rapidez nos processos, os serviços prestados são otimizados e os resultados de todos os procedimentos são repassados aos clientes, que também se beneficiam de todo esse novo modo de produção. Os stakeholders, acionistas e parceiros de negócio também vão notar a mudança de patamar da instituição.

Como implantar em sua empresa?

O processo de implementação de um centro de serviços compartilhados deve ser bem ponderado e levar em conta algumas etapas para que os gestores aproveitem todos os seus benefícios.

A implantação de um CSC se inicia com um diagnóstico preciso das funções de apoio nas diversas unidades da empresa. A finalidade dessa análise é verificar o fluxo de processos, o volume operacional e repassar toda a estrutura organizacional.

O primeiro passo deve levar em consideração, também, realização de um mapeamento das funções de apoio na companhia, que serão otimizadas pela implantação. Essa análise leva em consideração o fluxo das atividades e o nível geral de produção, além do volume operacional.

Desse modo, são delimitadas todas as rotinas empresariais da instituição e os processos que ficarão efetivamente a cargo do centro de serviços compartilhados.

É importante notar que instituir um CSC vai unir profissionais de setores distintos, com diferentes serviços e contribuições à organização. Os critérios de uniformização das funções dos colaboradores devem ser flexíveis o suficiente para permitir ajustes futuros, mas, também, firme quanto aos valores e diretrizes da companhia.

De modo geral, as atividades de um centro de serviços compartilhados são contribuições relevantes à empresa, mas não estão necessariamente ligadas à atividade-fim, ao core business da organização — o que pode ocasionar um certo desleixo por parte da gestão nesse processo de mudança.

Portanto, é essencial ter atenção redobrada para instituir todas as incumbências operacionais que servirão para orientar os profissionais que irão integrar esse CSC.

Um aspecto relevante relacionado à implantação é a integração entre os diversos sistemas operacionais e a automação e padronização dos processos, fundamentais para conectar as funções de todos os setores de apoio.

A automação é responsável por eliminar trabalhos repetitivos e excessivamente manuais das mãos dos colaboradores, que perdem muito tempo se dedicando a essas tarefas. Com a automação, é possível alocar os colaboradores, principalmente os mais talentosos, em área mais cruciais da empresa, gerando vantagem competitiva.

Dessa forma, o fluxo de operações se torna bem mais dinâmico, além de estimulante e desafiador para os profissionais. É importante lembrar que a implantação do centro de serviços compartilhados se relaciona à união de colaboradores de unidades e funções distintas: mantê-los motivados é essencial para a empresa expandir seus negócios.

Estabelecer um conselho de administração e delegar líderes nos projetos são outros bons meios para estimular os colaboradores. É preciso que esses profissionais entendam que serão parte fundamental da mudança.

Processos de benchmarking externo são também uma ferramenta valiosa para comparar a evolução da implementação na sua empresa em relação a operações similares em outras companhias.

Como foi possível perceber no post, os CSCs chegaram para ficar e incrementar toda a rotina empresarial das organizações, como ótima opção para aumentar a eficiência da cadeia produtiva e conectar os setores da instituição.

O centro de serviços compartilhados é uma inovação e tanto, mas as mudanças dependem da valorização dos colaboradores e do valor agregado por eles ao negócio. Os CSCs surgem, enfim, como uma forma de expandir os negócios e ainda motivar os profissionais.

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