Como a Eficiência Operacional pode melhorar o desempenho do seu negócio
Em meio a tempos turbulentos como os atuais, pontuados por uma – ainda que já mais branda – pandemia, conflitos internacionais, mudanças nos modelos de trabalho e outros tantos desafios, como sua empresa faz para manter uma estratégica saudável, do ponto de vista operacional e econômico?
Nós sabemos que são muitos pratos a equilibrar, decisões difíceis a serem tomadas com frequência, ações a realizar e foco a manter. Por isso, convidamos nosso gerente de Serviços e Suporte, DPO, Segurança e Contratos, Dante Michelon, para escrever um pouco sobre o que ele vive no dia a dia: a construção de estratégias e soluções que melhorem a eficiência operacional e o desempenho das empresas.
O texto abaixo traz análises e dicas que podem te ajudar a alcançar a Excelência Operacional, embasada em muita Produtividade e Eficiência.
Esperamos que seja útil. Boa leitura!
Como a Eficiência Operacional pode melhorar o desempenho do seu negócio - Por Dante Michelon, gerente de Serviços e Suporte, DPO, Segurança e Contratos da Qualitor
Como fazer com que as empresas consigam atravessar as turbulências e os novos concorrentes que surgem tentando aproveitar os momentos de crise?
Uma das alternativas é olhar para dentro da empresa e buscar a Excelência Operacional, que basicamente visa a Produtividade e a Eficiência.
- Produtividade: entregar mais. Investir em mecanismos e recursos para reduzir desperdícios e melhorar o desempenho da equipe.
- Eficiência: fazer mais com menos. Manter uma equipe reduzida, mas capaz de produzir mais.
Buscar a Excelência Operacional não é uma iniciativa isolada e única.
Para aprimorar a produtividade e a eficiência, deve-se começar com o refinamento dos processos.
Eles são o elemento essencial das operações de um negócio. Quando não se conhece profundamente como o trabalho é organizado e não se consegue entender o que impulsiona as operações no dia a dia, qualquer mudança não terá fundamento e, portanto, será ineficaz.
Em seguida, deve-se simplificar as operações para que a empresa consiga entregar os serviços com o máximo possível de redução de custos e despesas desnecessárias.
Os vilões da eficiência operacional são:
- O trabalho repetitivo não automatizado;
- As tarefas que não agregam em nada ao negócio; e
- A falta de infraestrutura para a equipe trabalhar da forma correta
Isso consome tempo, um dos elementos mais caros e escassos que existem, e que impede que o trabalho seja feito com qualidade.
Para melhorar a eficiência operacional, portanto, é essencial eliminar as tarefas desnecessárias, automatizar o trabalho repetitivo e investir em ferramentas que permitam que as pessoas trabalhem da forma correta.
A automação do serviço repetitivo
Existem atividades complexas que envolvem decisões praticamente personalizadas ou que envolvem a criatividade. Estas tarefas são difíceis (muitas vezes impossíveis) de automatizar.
Por outro lado, existem tarefas mais simples, que são necessárias, mas que deveriam ser rápidas, pois envolvem atividades praticamente mecânicas.
Quase todas as tarefas repetitivas podem ser automatizadas sem problemas, como geração e envio de relatórios e indicadores, envio de documentos e até mesmo o planejamento de um projeto.
Processos que levariam muito tempo (horas ou dias) conseguem ser executados perfeitamente, com poucos ou nenhum clique, de forma imediata ou em minutos.
Outro benefício é a redução dos erros humanos e a garantia de padronização, o que reflete na qualidade da entrega.
Atividades que não agregam
Identificar em quais áreas existem “desperdícios” que podem ser facilmente eliminados para aumentar a eficiência.
Registros redundantes, arquivamentos físicos, repetição de tarefas por mais de uma área no mesmo processo, são alguns exemplos de atividades que podem ser excluídas do processo, sem causar nenhum dano.
Falta de infraestrutura
Aqui o termo “infraestrutura” engloba todas as ferramentas que podem auxiliar ou atrapalhar o desempenho da equipe. Pode ir desde uma Base de Conhecimento que ajude a buscar soluções de maneira mais rápida e perene, até mesmo soluções de TI que possam gerar indicadores que apontem quais os gargalos, qual a etapa do processo que é mais morosa e que precisa ser tratada, ou ferramentas de autoatendimento, como chatbots.
Como medir?
Pode-se medir a Excelência Operacional, calculando a relação entre a produção (como quantidade de entregas, vendas, atendimento, faturamento, etc.) e os custos diretos (recursos, horas trabalhadas, pessoal, etc.), preferencialmente de forma granular (área, produto, processo) e agrupando posteriormente.
Cada área deve considerar as variáveis de saída e entrada pertinentes a si, fazendo uso de indicadores de desempenho.
O gestor deve utilizar essas métricas para ir além de cortar custos isolados, mas encontrar uma estratégia para entender como a organização opera como um todo e relacionar com os demais gestores, de forma que o corte de custos de uma área não implique em queda de produtividade de outra.
Vale lembrar que não existe uma fórmula que possa transformar magicamente os problemas da empresa em um modelo de negócio escalável e altamente lucrativo. Trata-se de um processo longo e que deve ser realizado de forma contínua.
O conceito ficou famoso quando a Toyota o adotou, criando o modelo Casa Toyota, que se baseava na analogia de construção de uma casa, onde, em uma leitura bastante resumida, o teto seria formado pelos clientes, as colunas por fluxos de trabalho, gestão de tempo e equipes, as paredes pela conjugação do trabalho humano e de máquinas, somado ao acompanhamento e notificação de anormalidades, bem como apontamento de soluções, e a base seria a padronização do trabalho, o nivelamento e a melhoria contínua, que trariam estabilidade.
Na Casa Toyota, os elementos são interdependentes e, juntos, constroem uma estratégia capaz de melhorar a qualidade do trabalho, reduzir custos e tempo, e aumentar a satisfação dos atendidos.
Com a evolução deste modelo, surgiram metodologias como Lean Manufacturing e Six Sigma.
Uma história que mostra como a busca pela excelência é constante, importante, e se alimenta de inovação. Vale a pena se aprofundar neste tema.
E nem pense em ingerir essa fruta só na limonada: ele pode temperar peixes, mariscos e frango, além de compor saladas e até mesmo entrar na sobremesa.
Do limão, até a casca se aproveita, pois contém óleos essenciais que proporcionam seu cheiro característico, podendo ser usada em chás, infusões, difusores e para espantar os mosquitos: é só juntar cravo da índia e mandar os bichos chatinhos embora!
Uma boa dica é, sempre que possível, tirar os fones de ouvido. Ouça o barulho do mundo real. Se há pássaros cantando, ótimo, mas o som das vozes das pessoas, dos carros na rua, das árvores balançando e o que mais tiver por perto te trará para a realidade e, com um pouco de treino, será possível ver que ela nem sempre é tão frenética quanto nosso ritmo atual faz parecer.
Sorria mais. Mesmo que forçado, um sorriso manda para o cérebro a mensagem de satisfação, liberando adrenalina e outras substâncias que te farão se sentir bem.
Foque no agora. Faça uma tarefa de cada vez, não se preocupe com o que não pode controlar, especialmente se isso está lá no futuro. Vá com calma.
Uma vez na semana, procure se reunir com pessoas queridas para jogar papo fora. Pode ser online, sem problemas mas deixe o trabalho, a rotina e todas as preocupações fora da conversa.
Viver simples é viver bem, e pode contribuir para você viver mais.
Por que cada pessoa faz o que faz, vive como vive? Perguntas existenciais como estas compõem esta obra, assinada por Mark F. Godin, que busca explicar como os objetivos humanos têm muitas diferenças, mas em comum procuram alcançar valores semelhantes, como felicidade e sucesso.
A conciliação entre o ser e o ter, entre o individual e o social, entre outras, são bem retratadas neste livro, que está longe de ser uma obra de auto-ajuda. É, sim, um guia para quem busca conhecimento sobre pessoas, humanidade, sociedade e evolução histórica. Vale cada palavra.
