Como estabelecer alçadas de aprovação nos seus fluxos de atendimento

Manter os gastos da empresa dentro do orçamento previsto é um dos pontos mais importantes para manter a sua saúde financeira. No entanto, quando existe um grande número de colaboradores que podem gerar gastos em suas atividades cotidianas, esse pode ser um desafio. A alçada de aprovação tem como intuito resolver esse problema.

A seguir, saiba como estabelecer alçadas de aprovação nos seus fluxos e como a Qualitor pode ajudar o seu negócio nesse sentido.

O que são alçadas de aprovação?

O termo “alçada” pode ser entendido como limite. Logo, as alçadas de aprovação são indicativos de até onde os colaboradores podem ir ao que se refere aos gastos corporativos. Dentro dessa ideia, cada despesa deverá estar dentro de limites já previamente estipulados, de acordo com as políticas financeiras internas do empreendimento.

Um exemplo que ajuda a compreender como as alçadas de aprovação funcionam são as viagens corporativas. Se você envia um colaborador para atender um cliente em outra cidade, ele está sujeito a ter novos gastos além daqueles que podem ser pagos previamente, como transporte e hospedagem. Ele vai precisar se alimentar, por exemplo.

Normalmente, as empresas trabalham com reembolso. Mas como assegurar que o valor que será solicitado a título de reembolso é coerente com o que pode ser pago? Pelas alçadas de aprovação.

Com alçadas de aprovação já definidas, esse colaborador saberá quanto pode gastar para ser reembolsado pela empresa.

Como estabelecer alçadas de aprovação?

Para que esse tipo de esquema seja implementado com sucesso, vale a pena observar algumas orientações:

Coerência acima de tudo

Naturalmente, a empresa busca minimizar gastos, mas a alçada de aprovação precisa ser coerente com a realidade. E principalmente: ser atualizada sempre que necessário.

Retomando o exemplo da viagem, o que se gastava em uma refeição há cinco anos já não é o mesmo que agora.

Estabeleça fluxos bem definidos

Como vão funcionar esses gastos? O colaborador tem autonomia de fazer quais despesas para depois solicitar o reembolso? Ou de fazer que tipo de despesa em nome da empresa? Quanto tempo ele tem de prazo para solicitar esse reembolso? Com quem deve entrar em contato? Há uma planilha de controle a ser preenchida?

Em resumo, todo o processo deve ter etapas bem definidas e padronizadas para que a alçada de aprovação possa funcionar.

Alinhe a alçada de aprovação ao compliance

Esse é um ponto muito importante. Os fluxos de alçada de aprovação precisam ser definidos com transparência e devem valer para todos os colaboradores, de todos os setores.

Se alguém for privilegiado com uma margem de gastos maior e sem justificativa, por exemplo, isso pode causar um grande desconforto no time, gerando problemas maiores.

Conte com a tecnologia

O software da Qualitor possui configurações que permitem a criação de alçadas de aprovação com valores previamente estabelecidos. Assim, além de criar um padrão para toda a empresa, essa movimentação vai acontecer de forma mais rápida, automatizada e eficiente!

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