Como gerar efetividade na Gestão de Despesas nos CSCs?

A correta Gestão de Despesas nos CSCs (Centros de Serviços Compartilhados) é vital para o êxito desse tipo de modelo de gerenciamento baseado em centros, propiciando redução de custos e otimização de processos internos às empresas que a aplicam.

Para conseguir isso, é importante ficar atento às práticas de excelência ligadas aos CSCs que devem ser seguidas, visando obter os benefícios corporativos provenientes desse tipo de estratégia.

Para ajudar nesse ponto, separamos algumas informações sobre CSCs que podem ser muito úteis para você. Confira a seguir!

O que são CSCs?

Um CSC atua como uma solução integrada à organização, permitindo o desenvolvimento de estratégias corporativas, administrativas e transacionais. Desse modo, todo o trabalho e processo que não faz parte do core business (negócio principal) do empreendimento passa a ser imaginado como uma questão estrutural, integrando um CSC.

Partindo desse ponto, inicia-se um processo de desenvolvimento de estratégias para a otimização desses serviços e de suas relações com as demais áreas da empresa (comercial, financeiro, compras, marketing etc.).

Consequentemente, setores distintos da organização começam a executar o trabalho de modo organizado, centralizado e alinhado. Refletindo de forma estratégica e integrada, as corporações que adotam esse sistema de CSCs obtêm melhorias em seus resultados, podendo reduzir custos e riscos.

Um CSC possibilita que o negócio se estruture e se organize conforme uma visão de serviços prestados, tendo igualmente foco na atuação interna, entre os setores, e foco na atuação externa, junto a consumidores, fornecedores e parceiros — isso em um cenário consolidado, equilibrado e padronizado, visando garantir racionalidade e lógica no consumo de recursos financeiros, humanos e de tempo.

Como os CSCs ganharam relevância no mercado?

O conceito de CSC foi desenvolvido nos Estados Unidos na década de 70, passando a ser aplicado no Brasil a partir de 1990. Contudo, as implantações de Centro de Serviços Compartilhados no Brasil obtiveram maior crescimento durante os anos 2000, impulsionadas pelo grande desenvolvimento econômico da nação.

Nesse cenário, além da preocupação com os gastos administrativos, o CSC era visto como uma alavanca para o crescimento do mercado, impulsionando as empresas rumo a uma efetividade maior na gestão das atividades que não integravam seus core businesses.

Quais os benefícios que os CSCs oferecem para as empresas?

A efetividade na gestão dos CSCs garante um gerenciamento de despesas mais eficiente. Além disso, há outros benefícios que os CSCs oferecem para as empresas, tais como:

• conseguir maior economia de escala nas operações e nas atividades feitas em várias localizações;
• acelerar o ritmo da implantação de otimizações em fluxos de trabalho;
• reduzir custos de forma sustentável;
• gerar sistemas e processos padronizados para se obter maior uniformidade por meio da empresa;
• elevar a produtividade;
• conseguir o melhor grau de controle e monitoramento em cima dos processos críticos e urgentes;
• flexibilizar e simplificar o negócio para implementar as alterações-chave.

Como gerar efetividade na sua empresa por meio dos CSCs?

CSC consiste em um modelo de operação e organização em que os processos e fluxos corporativos são identificados, geridos e separados a partir de uma perspectiva de serviços/produtos integrados. Eles são apoiados por ações, práticas e sistemas que contribuem para a efetividade das metas e objetivos estratégicos do empreendimento.

Um Centro de Serviços Compartilhados é uma forma de organização cujo propósito é ocasionar vantagem competitiva, angariando maior eficiência e eficácia nos seus fluxos internos, bem como maior foco nas ações “core” (principais) do negócio.

Quem criar um CSC tem como estratégia principal o primor pela qualidade do trabalho, diminuindo riscos e gastos. Não há um modelo de CSC único e padronizado, pois cada organização tem um foco distinto. Em algumas, há até relações internacionais.

No entanto, alguns aspectos comuns podem ser empregados, como:

• centralização de trabalhos e operações administrativas;
• criação de uma cultura visando conquistar melhorias e diálogo entre os departamentos organizacionais;
• padronização de processos e serviços.

Além disso, podem manter uma constante busca pelas melhores práticas no empreendimento.

Como as empresas vêm obtendo sucesso com CSCs?

Quando se planeja aplicar uma nova solução em uma organização, uma boa opção nessa fase é procurar entender como essas soluções têm sido implementadas em empresas de sucesso, analisando como elas a utilizam e os resultados obtidos.

Para ajudar nessa empreitada, vamos apresentar aqui alguns cases de sucesso de empresas nacionais que são referência no mercado. Acompanhe!

Randon

A Randon S.A. Implementos e participações é um conglomerado de empresas localizado em Caxias do Sul (RS) e atua no segmento de frotas e outros serviços para transporte de cargas. Os gastos com o gerenciamento de transportes de seus funcionários chegou a uma média de 14,6 milhões de reais por ano quando era feito por meio de ônibus fretado.

A empresa investiu em uma plataforma web, estabelecendo seu centro de serviços compartilhados com funcionamento 24 horas para atender aos seus mais de 4000 colaboradores. A ferramenta executa a roteirização do transporte, o gerenciamento de fluxo e o monitoramento dos veículos em um único sistema, reduzindo falhas e custos.

A implementação do sistema CSC gerou para a Randon uma redução de 28% em despesas com transporte, o que equivale a 2,5 milhões por ano, aumentando muito a eficiência dos serviços.

Lojas Renner

A Renner S.A. é uma redes de loja de departamento fundada em 1964 no estado do Rio Grande do Sul. Hoje está presente em todo o território nacional e também atua no e-commerce, levando uma grande variedade de marcas e produtos para a população brasileira.

A empresa implementou seu Centro de Serviços compartilhados em 2014, com o objetivo de promover a consolidação das operações de suporte da empresa com operações padronizadas, melhorando a qualidade e conquistando um grande aumento na competitividade e redução de custos na prestação de serviços.

Algar Telecom

A Algar é uma empresa de telecomunicações que atende atualmente a mais de 2 milhões de clientes no Brasil. A Companha centralizou todos os seus serviços a partir de 2002, após um planejamento apoiado por uma empresa de consultoria especializada.

O objetivo da implementação do CSC foi otimização de processos, padronização de procedimentos, ganho de escala e redução de custos em operações. As atividades de back office foram agregadas ao Centro, deixando mais tempo para a empresa focar na expansão dos negócios e aumentando significativamente o faturamento do grupo.

Kroton Educacional

A Kroton Educacional é uma das maiores empresas de educação privada do Brasil, oferecendo serviços de educação básica, ensino superior e pós-graduação por meio das várias marcas que fazem parte da companhia, como Colégio Pitágoras, Universidade Anhanguera e Unopar.

A empresa foi pioneira na implementação dos Centros de Serviços Compartilhados na área da educação, obtendo resultados expressivos no controle de seus processos e redução de custos operacionais. 

A implementação começou em 2011 com a unificação de serviços relacionados aos alunos, como matrículas, diplomas e bolsas de estudo. Devido aos bons resultados obtidos, a Kroton decidiu implementar o CSC para a área de administração de pessoal, o que gerou resultados rápidos, padronizando os processos e facilitando a gestão da companhia

Como aplicar os CSCs na sua empresa?

Esse modelo pode ser aplicado em fases, partindo do maior enfoque no corte de custos, na centralização e consolidação das atividades e no gerenciamento de processos com ênfase em suas otimizações. Também é preciso cuidar da gestão da demanda interna com vistas à racionalização do consumo de serviços, bem como primar pelo foco na educação da demanda.

Além disso, há algumas práticas de gestão que conseguem impactar e influenciar um controle de custos mais otimizado nas corporações, como gestão centralizada de contratos de facilities, consolidação de contratos de compras e implantação do conceito de lean office para retornos e ganhos de produtividade.

Outras ações benéficas são a implantação do modelo de gente e o gerenciamento com métricas de remuneração variável agressivas, estando elas atreladas aos indicadores de desempenho dos processos e fluxos de trabalho.

O chamado Orçamento Base Zero (OBZ), metodologia de planejamento de gastos que não adota como referência a base histórica de anos passados, mas repensa e reestrutura a empresa do zero, também colabora. Nele, para cada item de despesa se estipula um consumo para cada setor e um custo unitário. Essa prática necessita ser implantada em todo o empreendimento, contudo, devido ao seu aspecto transacional, é possível executá-la com maior rapidez e agilidade junto aos CSCs.

Com os pontos acima, você terá como ampliar suas chances de ter uma boa efetividade na Gestão de Despesas nos CSCs da sua empresa. Isso poderá trazer melhor eficiência operacional e resultados organizacionais, havendo até a possibilidade de elevar o rendimento da sua empresa.

Vale destacar que essa estratégia, quando bem aplicada, favorece a própria gestão das atividades secundárias do empreendimento, entregando maior efetividade e produtividade nesse aspecto. Isso torna a vida dos gestores mais fácil, pois eles passam a contar com um importante instrumento de otimização organizacional que pode entregar importantes diferenciais em um mercado cada vez mais competitivo.

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