Como implantar um centro de serviços compartilhados? Veja!

Buscar estratégias para se adequar ao mercado é algo que as empresas devem fazer para se consolidar. Portanto, o gestor deve estar em constante busca de novidades que aprimorem e aumentem a boa percepção que o cliente tem da empresa.

Visto isso, a tecnologia é a melhor forma de se enquadrar de maneira rápida e eficiente. Neste post, você entenderá o que é o centro de serviços compartilhados, conhecerá os benefícios que ele trará para seu negócio e saberá como implantá-lo em sua empresa. Acompanhe!

O que é o centro de serviços compartilhados?

O centro de serviços compartilhados, também chamado de CSC, é uma ferramenta tecnológica que centraliza as diversas áreas dentro de uma companhia, alinhando propósitos e justificando a tomada de decisão, trazendo benefícios ao empreendimento com os diversos setores que atuam dentro dele.

Esse serviço nada mais é do que uma via telefônica diferente dos padrões antigos, em que havia cabos imensos e demorava horas para uma determinada ligação realmente resolver problemas. 

O centro de serviços compartilhados é a telefonia ligada à rede de internet, que promete e cumpre rapidez aos processos e circulação de informação praticamente instantânea, diminuindo burocracias.

Se você é o tipo de empresário que busca ascensão no mercado, fique ligado neste post para entender um pouco mais sobre essa ferramenta que o ajudará a consolidar esse objetivo.

Quais são os benefícios do centro de serviços compartilhados?

A partir de agora, você conhecerá alguns benefícios que o centro de serviços compartilhados trará para a sua empresa. Acompanhe.

Alto desempenho

Sabemos que as grandes empresas têm vários departamentos e isso faz com que em condições de poucos recursos tecnológicos a comunicação seja de difícil acesso e os processos sejam mais burocráticos. Todavia, com a implantação do CSC o intercâmbio entre os setores será mais rápido, trazendo alto desempenho a todos eles.

Otimização de custos

As organizações se preocupam bastante com o custo, já que o ideal é diminuí-los e aumentar os lucros. Com o centro de serviços compartilhados isso é possível graças ao fato de ser uma tecnologia que pouco demanda serviços de manutenção de estrutura.

Aumento de produtividade

Afinal, qual empresa não deseja atingir o ápice da produção? A automatização de processos é algo que perfeitamente supre essa necessidade, já que assim os colaboradores estão mais conectados com o ambiente interno e externo e podem responder aos procedimentos de forma eficaz.

O centro de serviços compartilhados agiliza a produtividade, reduzindo o tempo dos processos, o que causa efeitos muito mais rápidos e melhores não só no faturamento da empresa, como também na percepção que clientes e funcionários têm dela como um todo.

Melhora da qualidade do serviço

O CSC é, sem dúvida, um divisor de águas para uma empresa, pois ele consegue trazer dados precisos e fieis à realidade do funcionamento do negócio a partir do olhar do cliente.

A maioria deles faz pesquisa de satisfação do consumidor e, com os resultados, o gestor atribui determinadas estratégias que otimizam a produtividade e relação da marca com o comprador.

Como implantar o centro de serviços compartilhados?

Depois de entender o que é o CSC e quais os benefícios ele pode trazer para a sua empresa, você deve estar se perguntando como implantar tal tecnologia, certo? Fica ligado no post que vamos detalhar tudo. 

Sabemos que as empresas têm perfis diferentes e que o tipo de tecnologia de integração que serve para um pode naturalmente não servir para outro. Mas, vamos detalhar como fazer de maneira geral a partir de etapas fundamentais.

1. Mapeamento das necessidades e planejamento

A primeira etapa é aquela que a empresa define quais serviços serão oferecidos pelo centro de serviço de compartilhamento. Para tanto, é preciso avaliar os processos recorrentes e de menor complexidade, pois é a partir desse mapeamento que é possível entender qual tipo de solução a organização pretende ao contratar o CSC.

Algo que pode ajudar nesse sentido é ter uma base de dados sobre a empresa capaz de identificar quais as necessidades dos diversos setores existentes, bem como a necessidade do consumidor em relação à marca.

Também é preciso, depois desse processo de mapeamento, verificar os custos e analisar como essa mudança afetará o ambiente interno da organização, para que todas as escolhas tenham um custo-benefício favorável.

2. Escolha das ferramentas de gestão e dos processos

Para escolher esse tipo de tecnologia é preciso levar em conta quais as ferramentas de gestão e processo serão eficazes ao propósito. 

Sendo assim, é incluído um sistema de gerenciamento de atendimento, equipamentos de comunicação, recursos humanos, entre outros. Essas ferramentas trarão retorno ao registro de chamadas, acompanhamento, faturamento e gestão de custos.

3. Orientação de usuários

Depois das duas etapas anteriores é preciso direcionar o centro de serviços compartilhados ao usuário correto, que terá treinamento para usá-lo de forma adequada. Nessa fase, é preciso compreender a logística das atividades e saber como envolverá os funcionários, fazendo capacitações eventuais com eles.

4. Gestão efetiva e acompanhamento de resultados

Assim como ocorre com todos os projetos que entram dentro de uma companhia, o centro de serviços compartilhados deve ser constantemente monitorado para que haja total percepção da sua eficiência e a forma com que os colaboradores e usuários estão se relacionando com o serviço prestado.

Isso permitirá que melhorias sejam implantadas no sistema de serviço do CSC, além de os setores e usuários terem informações completas sobre o objeto de uso, avaliando as percepções e resultados para estarem sempre tomando decisões de aprimoramento do serviço.

Agindo assim, a organização garante uma gestão efetiva, que realmente se importa em acompanhar os resultados e realizar os ajustes necessários para que tanto o cliente quanto a equipe tenham a melhor percepção da empresa.

Como vimos, o centro de serviços compartilhados é uma ferramenta importante para a gestão por trazer inúmeros benefícios para a empresa, tais como o alto desempenho, a otimização de custos, o aumento da produtividade e a melhora na qualidade do serviço prestado.

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