Como implementar um sistema de abertura de chamados na empresa?

Um sistema de abertura de chamados é fundamental para manter a empresa operacional. Isso porque ele permite a resolução das mais variadas demandas, relacionadas, por exemplo, a problemas de conexão na rede e mau funcionamento de algum software. No entanto, é importante salientar a importância de escolher bem uma solução de Help Desk, visto que ela deve estar alinhada com as necessidades do negócio, o que exige planejamento prévio.

No cenário de transformação digital em que vivemos, é preciso adotar soluções corporativas que proporcionem agilidade e automação de processos. Quanto menos as operações forem interrompidas, maiores são as chances de fechar negócio com clientes e, consequentemente, aumentar as receitas e desenvolver o negócio.

Para entender melhor a importância de um sistema de abertura de chamados, como implementar e o que deve ser avaliado, continue a leitura do nosso artigo até o final!

Qual é a importância de um sistema de abertura de chamados?

Um bom sistema de abertura de chamados preza por três características fundamentais em uma empresa: praticidade, organização e eficiência. Outro ponto importante que uma solução de Help Desk deve contemplar é o autoatendimento. A razão disso é que existem algumas solicitações que não demandam suporte especializado, sendo que o próprio colaborador pode solucionar o problema.

Dessa forma, evita-se não só o deslocamento de um profissional de TI até o setor, como a própria operação não fica comprometida, uma vez que o autoatendimento permitiu a resolução rápida do problema. Com o passar do tempo, demandas que antes necessitavam de suporte técnico passaram a ser solucionadas pelo próprio colaborador responsável pela solicitação, em virtude da existência de um histórico de chamados.

Como fazer a implementação desse tipo de sistema?

Antes de procurar um sistema de abertura de chamados, deve-se avaliar dois aspectos: orçamento e adequação às necessidades do negócio. Nesse sentido, existem soluções com preços variados. Porém, de nada adianta economizar na hora de adquirir o software, se ele não atender às demandas da empresa. Portanto, mapear os processos críticos do negócio fornece informações importantes e que servirão de base para a escolha do Help Desk.

O que deve ser avaliado?

Após analisar o orçamento e detectar as necessidades que justificam a utilização de um sistema de abertura de chamados, chegou a hora de avaliar alguns pontos cruciais, sendo que um deles diz respeito à integração com outros softwares da companhia. Por isso, deve-se verificar se a solução apresenta as chamadas APIs, que são protocolos de programação que permitem a comunicação entre sistemas desenvolvidos em diferentes linguagens de programação. Outros fatores a serem avaliados são:

• avaliação gratuita da solução, de modo que a usabilidade seja testada antes de a empresa realizar a aquisição do sistema
• geração de relatórios para análise de dados e métricas relacionados ao tempo de resolução dos chamados e outras informações relacionadas;
• sistema deve apresentar as informações do cliente instantaneamente, facilitando a rotina de atendimento e dando maior fluidez ao processo.

Um sistema de abertura de chamados permite a resolução das mais variadas demandas, tornando as rotinas da empresa mais eficientes, organizadas e produtivas. Contar com o auxílio de empresas especializadas e reconhecidas no mercado é fundamental para que a implementação do software seja bem-sucedida. 

Por isso, aproveite a oportunidade e entre em contato conosco para conhecer as soluções da Qualitor que podem impactar o seu negócio!