Confira os 5 erros na automatização de processos que você deve evitar

O mundo está ficando mais complexo e competitivo. Graças aos avanços da tecnologia, as pessoas (e empresas) conseguem fazer coisas cada vez mais surpreendentes e se conectar com o mundo. Nesse contexto, a automatização de processos é um elemento crucial.

Em poucas palavras, pense na automatização como a substituição, total ou parcial, de tarefas manuais por hardwares e/ou softwares de ponta. Assim, as tarefas mais repetitivas e onerosas são feitas pelas tecnologias, enquanto as pessoas focam no que é crítico.

Obviamente, há uma série de benefícios ligados à automatização de processos. O aumento da produtividade, a redução de custos operacionais, a redução de erros diários e falhas que podem comprometer a longevidade do negócio. Por isso, o assunto é tão importante.

Porém, deve-se ter cuidado. Alguns erros na automatização podem fazer com que a empresa perca tempo, energia e dinheiro com atividades infrutíferas. Veja, adiante, esses erros!

1. Automatizar processos menos importantes

Hoje, existe tecnologia para automatizar muitos dos processos empresariais. A distribuição de holerites, o atendimento ao cliente, o controle do estoque, o envio de ações de marketing e assim por diante. A questão é: o que, prioritariamente, deve ser automatizado?

É muito difícil que gestores se façam essa pergunta, mas ela é crucial pelo seguinte motivo: os recursos empresariais são escassos. A automação depende de tempo e dinheiro, além de energia. Esses recursos não existem de maneira infinita, então é preciso aproveitá-los bem.

Infelizmente, muitos gestores automatizam um ou outro processo, sem muito critério. Investem os recursos escassos da empresa onde não é prioridade. Por consequência, obtêm um retorno abaixo do esperado, o que gera desânimo e afeta a rentabilidade do negócio.

Então, para fugir desse erro, crie sua lista de prioridade. Avalie quais são os seus processos mais importantes, como o atendimento ao cliente, e invista exatamente neles. Desse modo, fará máximo proveito dos seus recursos e poderá começar pelo que realmente importa.

2. Ignorar o suporte de especialistas

Muitas tarefas gerenciais não dependem do suporte de um especialista. É razoavelmente fácil executá-las com acerto ao lado da equipe de trabalho. No entanto, com a automação pode não ser exatamente assim, pois algumas tecnologias são complexas e delicadas.

Imagine, por exemplo, a automação do controle do estoque. Um gestor adquire um novo software e o disponibiliza à equipe, sem suporte adicional. Então a tecnologia passa a ser usada de maneira inadequada, sem que suas principais funcionalidades sejam ativadas.

Nesse caso, o erro é não contar com um especialista. Ele saberia quais são as principais funcionalidades da tecnologia e como ela pode ser aproveitada no expediente, bem como adaptada à realidade da firma. Assim, o processo de automação seria fluido e funcional.

Felizmente, há muitas formas de contar com um especialista. Contratar um consultor em business process management (BPM) e escolher uma empresa de tecnologia que ofereça suporte na implementação são bons exemplos. Desse modo, terá mais acerto na execução.

3. Deixar de monitorar o uso da automação

Se o gestor consegue encontrar uma boa tecnologia de automação e ela é bem adotada, é um ótimo começo, mas certamente não é tudo. É necessário monitorar o progresso obtido com a tecnologia, no intuito de identificar e corrigir eventuais falhas.

O maior problema é que muitos gestores acham que a tecnologia, por si só, vai resolver toda e qualquer demanda da empresa. Isso não é verdade. Ela ajuda, mas não faz todo o trabalho. Imagine-a como uma engrenagem no meio de um grande mecanismo empresarial.

Exatamente por isso, é preciso acompanhar. Avalie os resultados que estão sendo obtidos, como os talentos estão tirando proveito da ferramenta, como ela está gerando valor para os clientes e/ou outras partes interessadas no negócio.

Para tanto, aproveite para fazer reuniões semanais com os profissionais que mais lidam com a tecnologia da automação. Avalie se há alguma dúvida, inconsistência ou ideia para tirar máximo proveito da tecnologia de automação. Assim, terá ótimos resultados.

4. Não fixar metas de curto e médio prazo

É muito comum que o gestor estabeleça metas para sua equipe de trabalho. Essa meta objetiva extrair melhores resultados, assim como direcionar os recursos da equipe, como o tempo e energia, na direção correta. Mas e no caso da automação, o que fazer?

De modo semelhante, é necessário ter metas. Essas metas podem ajudar a avaliar o retorno (financeiro e operacional) obtido com a tecnologia de automação, também permitirão que o gestor avalie como a tecnologia tem contribuído para a melhoria de processos subjacentes.

Infelizmente, mais uma vez, isso nem sempre é o que acontece. Muitos gestores deixam de definir suas expectativas de curto, médio e longo prazo para a tecnologia. Isso pode passar uma mensagem negativa para o time e mostrar que a automação não é útil assim.

Para não cair nesse erro, vale definir boas metas. Lembre-se que sua meta deve atender ao padrão SMART, isto é, deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e com tempo bem definido. Depois compartilhe isso com o time e avalie os resultados obtidos.

5. Manter profissionais pouco capacitados

Por fim, por melhor que seja sua tecnologia de automação, lembre-se que ela é uma ferramenta. Ela pode ser usada para automatizar tarefas sofisticadas, mas as decisões mais importantes ainda continuam a cargo dos colaboradores.

O problema é que muitos gestores acham que uma boa tecnologia é suficiente, o que não é verdade. Todo o time de trabalho deve saber como operacionalizá-la, também é preciso que os processos anteriores e posteriores se conectem bem ao que está sendo automatizado.

Em todos esses casos, profissionais bem qualificados têm papel crucial. Logo, é essencial investir em bons programas de capacitação, reciclar os profissionais para usar tecnologias adicionais e monitorar adequadamente os processos automatizados.

Agora você está por dentro da temática e sabe quais erros na automatização de processos devem ser evitados. Ao colocar essas dicas em prática, conseguirá selecionar boas tecnologias de automação, também conseguirá tirar máximo proveito da ferramenta e eliminará eventuais falhas. Assim, empresa, profissionais e clientes são beneficiados.

E aí, o que achou do nosso artigo? Está pronto para investir na automatização de processos? Aproveite para compartilhar suas principais dúvidas e/ou sugestões conosco. Vamos lá!