Orquestração e distribuição de trabalho: entenda como funciona

A orquestração e distribuição de trabalho é mais um importante componente da transformação digital, pois é responsável por dar mais fluidez e agilidade aos processos, de modo a trazer diversos ganhos ao negócio. Se a companhia já conta com algumas rotinas automatizadas, pode ser importante dar um passo adiante, adotando a orquestração.

Ao longo do texto explicaremos melhor o conceito de orquestração do trabalho, apontando como ele é realizado, quais são as ferramentas usadas e os seus benefícios. Falaremos também sobre a distribuição de trabalho, de modo a contribuir para a maximização da produtividade dos colaboradores. Continue a leitura do nosso artigo até o final e fique por dentro do assunto!

O que é orquestração e distribuição de trabalho?

A partir do momento em que os processos da empresa são orquestrados, ela está indo além de uma simples automação de rotinas. Em outras palavras, ocorre uma coordenação, configuração e um gerenciamento de serviços, sistemas computacionais e aplicações. Dessa forma, as chances de escalar passam a ser maiores, já que a equipe de TI não precisa mais se dedicar a atividades manuais e suscetíveis a erros.

Como é feita a orquestração de trabalho?

Entre outras coisas, a orquestração de processos permite, por exemplo, que servidores sejam provisionados e bancos de dados sejam controlados. Além disso, é possível integrar aplicações para que elas possam atuar de forma ágil e estratégica, liberando os profissionais para atividades mais voltadas a tomadas de decisão e análises.

Quais são as principais ferramentas utilizadas?

Entre as principais ferramentas usadas na orquestração de processos, podemos citar:

• gerenciamento de processos de negócios (BPM);
• modelo de notação de processos de negócios (BPMN);
• suítes de BPM e BPMS;
• automação robótica de processos (RPA).

Quais são os seus benefícios?

Pelo fato de agilizar e liberar os colaboradores para realizar atividades estratégicas do negócio, existem vários benefícios gerados pela orquestração de processos. Para conhecer os principais deles, acompanhe as informações a seguir!

Correção de vulnerabilidades

Todo sistema tem pontos que merecem atenção, pois podem ser falhas do negócio. Um dos principais deles diz respeito ao extravio de dados, que consiste em uma violação à chamada Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Também é possível identificar, com antecedência, uma perda de conexão com a internet, bem como problemas relacionados a acessos não autorizados ao sistema.

Integração de tecnologias

Quando os setores da empresa têm os seus dados compartilhados, ganha-se muito em termos de agilidade, comunicação e produtividade. A integração de tecnologias, portanto, permite essas melhorias no negócio, dando aos gestores uma visão mais sistêmica e realista da companhia — tudo isso serve de base para a tomada de decisões.

Melhorias nos processos

No momento em que um processo manual passa a ser automatizado, a tendência é que os erros sejam mitigados, bem como os gargalos sejam identificados e corrigidos rapidamente. Isso também impacta os custos do negócio, que se reduzem bastante, permitindo um melhor direcionamento de recursos da companhia — que não mais são desperdiçados em processos desnecessários ou pouco produtivos.

Recursos de fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho padronizado, contínuo e ágil faz com que a empresa seja mais eficiente no atendimento ao cliente e na comunicação com fornecedores e parceiros de negócio. Além disso, evita-se o problema da sobrecarga de funções entre os colaboradores, uma vez que esses fluxos são automatizados e integrados entre os setores que compõem a companhia.

Como fazer a medição de carga e produtividade no trabalho?

Embora a orquestração de trabalho seja um componente útil na produtividade dos colaboradores, ainda assim é preciso adotar algumas práticas. O intuito disso é ter um controle preciso dos profissionais que estão sendo produtivos e aqueles que estão com uma performance aquém do esperado. Acompanhe as informações a seguir e conheça algumas das principais práticas!

Usar a tecnologia

Existem soluções que registram os dados dos colaboradores e informam como está a sua produtividade. Basicamente, ocorre o cruzamento entre indicadores, de modo a dar um panorama preciso se o profissional está, de fato, agregando valor ao negócio ou se algum ajuste deve ser feito para a maximizar sua performance.

Acompanhar indicadores

A tecnologia também permite que nenhum dado se perca, por menor e mais insignificante que ele possa parecer. O uso de indicadores, portanto, faz com que a produtividade individual e coletiva do grupo seja medida. Isso auxilia na hora dos gestores fornecerem os feedbacks de produtividade, de modo a transmitir aos profissionais o máximo de informações e insights coletados por meio dos indicadores.

Existem vários fatores que podem impactar de forma negativa a produtividade do colaborador. Cabe ao setor de RH da companhia estar munido dos dados, de modo a auxiliá-lo, seja por meio de treinamentos, seja com ajustes para aumentar o seu engajamento com o time.

Fazer benchmarking

O benchmarking é considerado uma excelente prática, pois a empresa pode buscar referências em outras companhias com o mesmo modelo de negócios e, com isso, fazer um comparativo de performance. Sempre é importante se atentar a algumas particularidades, de modo que as melhorias e os ajustes sejam feitos dentro do bom senso.

Estabelecer um limite temporal

Para um melhor acompanhamento dos colaboradores, é fundamental definir a frequência com que os dados serão analisados. Isso pode ser feito de diversas formas: anual, semestral, trimestral, mensal, semanal, diária ou até mesmo no intervalo de uma hora, por exemplo.

Definir uma unidade de medida

Existem várias unidades de medida para produtividade. As mais conhecidas delas são:

• chamadas atendidas;
• número de serviços produzidos;
• faturamento;
• quantidade de serviços contratados.

A orquestração e distribuição de trabalho, como vimos, é responsável por dar mais fluidez e agilidade aos processos. Além disso, é composta por ferramentas que promovem uma automação mais sistêmica do negócio, tornando os colaboradores mais produtivos e os processos cada vez menos suscetíveis a erros.

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