Qual é o real valor de um software de gestão de serviços? Entenda aqui!

Manter a produtividade das equipes em alta é um dos maiores desafios das empresas. Para alcançar esse objetivo e melhorar o desempenho dos times, é indispensável investir em ferramentas tecnológicas, não é mesmo? Por essa razão, com o advento da transformação digital, um software de gestão de serviços passou a ter um valor enorme para otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a satisfação dos clientes.

Neste post, você verá o conceito que está por trás dessa ferramenta, a importância de um sistema de gestão, assim como as vantagens de implementar um recurso que permite diversas possibilidades para melhorar os processos internos e permitir que a empresa cresça. Assim, você entenderá por que é tão importante apostar em tecnologias que trazem mais facilidade, praticidade e eficiência aos serviços de sua empresa.

Veja nos tópicos a seguir!

O que é um software de gestão de serviços, afinal?

Para compreender qual é o real valor de um software de gestão de serviços para a sua empresa, você precisa, primeiro, entender o conceito dessa ferramenta tecnológica projetada para facilitar o cotidiano das equipes das empresas.

Idealmente, um software de gestão de serviços consiste em um sistema voltado para gerenciar operações de equipes de field service. Em outras palavras, é correto dizer que a ferramenta é um programa utilizado para gerenciar times de alta performance no atendimento, venda, prestação de serviços, entre outros que atuam externamente.

Mas o conceito de um software de gestão de serviços não se limita a uma atuação remota, ele se aplica também às tarefas internas, mais relacionadas aos fluxos de trabalho, sobretudo à integração de informações, acompanhamento em tempo real e otimização de processos.

Na prática, tal sistema é muito útil para gerenciar solicitações, chamados, despachos, organizar atendimentos, monitorar desempenho, entre outras tarefas administrativas inerentes ao cotidiano das empresas.

Qual é a importância dessa ferramenta no atendimento ao cliente?

O real valor de um software de gestão de serviços está muito relacionado com a importância dos workflows (fluxos de trabalho), principalmente quando se trata das práticas de atendimento ao cliente.

Ter um sistema como esse é essencial para ajudar sua empresa a atender melhor e superar alguns desafios, como: controle de processo de atendimento, controle da equipe de atendentes, redução da ocorrência ou reincidência de problemas, melhoria da comunicação com os usuários, medição da satisfação dos usuários, metodologia para melhoria contínua etc.

Além disso, um software desse tipo é muito importante para integrar os serviços e os processos da empresa em só lugar, bem como automatizar tarefas operacionais e descomplicar procedimentos complexos.

Estruturalmente, um sistema de gerenciamento de serviços pode ajudar sua empresa a resolver três grandes desafios. São eles: o aumento da eficiência, a redução de custos e a satisfação dos clientes.

Aumento da eficiência

A eficiência na documentação de processos automatizados e informações é crucial para otimizar os fluxos de trabalho. Nesse sentido, um sistema de gestão permite organizar todos os processos, atendimentos e workflow dentro da sua empresa.

Redução de custos

Além do mais, um software de gestão de serviços contribui para sua empresa reduzir os custos, aumentar a produtividade e melhorar os serviços no geral. Automatizar tarefas operacionais, ganhar tempo e organizar os processos representam menos gastos e mais ganhos para os negócios.

Elevação dos índices de satisfação do cliente

Utilizar a tecnologia em favor da empresa ajuda a elevar o engajamento dos clientes, principalmente por meio dos serviços de atendimento. Quanto mais otimização, automatização, eficiência e qualidade, maior tende ser a satisfação do público em relação aos produtos/serviços da sua empresa.

Quais são as vantagens desse sistema de gestão?

Um sistema de gestão de serviços oferece diversos benefícios, elevando ainda mais o seu real valor de uso e importância na busca por resultados. Veja, a seguir, as principais vantagens de usar essa ferramenta tecnológica no seu negócio.

Maior controle das informações do cliente

Um dos benefícios de um sistema de gestão de serviços é o controle das informações dos clientes em um único lugar, facilitando a comunicação interna da empresa, a organização de dados sobre os atendimentos e o histórico sobre a jornada dos clientes. No mundo dos negócios, informação é poder e, com os dados sobre os clientes em mãos, suas equipes conseguem prestar atendimentos mais qualificados, personalizados e assertivos.

Melhora na organização dos atendimentos

Com um software de gestão de serviços, os atendimentos, as visitas de equipes externas e os serviços no geral passam a ter processos mais organizados, otimizados e eficientes. Além do mais, o sistema ajuda a gerenciar as demandas, os chamados e a satisfazer os clientes com mais facilidade, praticidade e eficácia.

Documentação de informações em tempo real

A documentação de processos de forma organizada e sistematizada é um grande desafio das empresas. Nesse sentido, outra vantagem desse sistema de gestão é o registro em tempo real de tudo o que acontece, centralizando as informações e aproximando os atores dos processos — gestores e equipes. 

Padronização do workflow

Também é importante citar a padronização de workflow como um benefício do software de gestão de serviços prestados aos clientes externa e internamente, com o objetivo de otimizar os processos.

Diminuição da burocracia

Na era da transformação digital, é crucial diminuir a burocracia, os gargalos e as tarefas operacionais repetitivas e manuais. Para tanto, um sistema de gestão de serviços é muito importante para descomplicar, otimizar e facilitar a documentação dos processos.

Otimização dos atendimentos

Por fim, vale a pena mencionar alguns recursos específicos do software de gestão de serviços, como a base de conhecimento para acessar e permitir o acesso de dados e informações. Além disso, podemos apresentar:

• o aumento do FCR (First Call Resolution);
• aumento da produtividade;
• automação e padronização de processos;
• aumento de desempenho operacional;
• aumento da disponibilidade do serviço;
• redução na reincidência de problemas;
• desenho e modelagem de processo;
• documentação;
• gestão do conhecimento;
• monitoramento etc.

Todos esses benefícios, somados aos recursos e aplicações do software de gestão de serviços, tornam-no um sistema muito importante, com alto valor agregado na gestão de processos internos, gerenciamento de equipes, de atendimento e outros serviços.

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