Redução de custos: como a aplicação do CSC ajuda neste processo

As Centrais de Serviços Compartilhados (CSC) são unidades destacadas da empresa capazes de realizar atividades e atendimentos essenciais para o andamento do negócio, seja para seus funcionários, seja para os clientes finais. Com esse mote, a redução de custos é um de seus principais benefícios.

Nelas, processos são organizados, especialistas são formados e aumenta-se a qualidade dos serviços prestados, retirando, das áreas-chave da empresa, a obrigatoriedade de envolvimento em tarefas rotineiras.

Compreender a dinâmica de uma Central de Serviços Compartilhados é fundamental para gestores que estão em busca de redução de custos e, neste post, mostraremos os pontos mais fortes da metodologia, que garantem resultados mais eficientes nesse sentido. Acompanhe.

Padronização dos serviços executados

Ao criar um CSC, a padronização dos serviços amparados por um sistema que coordene a execução é outro grande benefício para a redução de custos.

Isso porque, quando tais atividades são executadas nos setores de origem, não apresentam um padrão. O funcionário tem outras diversas responsabilidades e, muitas vezes, precisa preterir uma delas.

O nível de atenção para tarefas mais burocráticas e menos complexas também é diminuído, e a ocorrência de falhas não é incomum. Bons funcionários que são sobrecarregados acabam falhando, o que interfere, até mesmo, em suas motivações.

Ações de preterir uma atividade à outra, falhas no processo por desatenção e desmotivação são problemas para o gestor que proporcionam novos custos, mas, ao adotar um CSC, tais ocorrências são praticamente zeradas, ou facilmente contornadas.

Aumento da qualidade dos serviços prestados

Se falhas são minimizadas ou corrigidas, a qualidade dos serviços prestados aumenta. Mas esse benefício também é percebido nas atividades em que já não existiam erros.

Isso porque seus processos podem ser otimizados, reduzindo o tempo de execução e também os gastos com insumos diretos e indiretos. O financeiro de filiais, por exemplo, em vez de gastar papéis para o fechamento de caixa, pode enviar todas as informações para o CSC digitalmente.

Já existia qualidade no fechamento do caixa, porém, ao direcioná-lo para o CSC, o processo ficou mais organizado, econômico e livre de falhas. Tal tipo de transferência também permite que todas as etapas sejam monitoradas, quantificadas e avaliadas segundo a sua performance.

Maior poder de negociação

Inserir setores de compras na CSC garante maior poder de negociação de valores pelo volume a ser comprado dos fornecedores.

Em vez de negociações segmentadas e de menor volume, com o CSC, as necessidades de todos os setores são reunidas e fazem com que o poder de barganha seja maior. O valor unitário final será consideravelmente reduzido.

Concentrando tais funções no CSC e considerando seu alto padrão de organização de processos e informações, a tendência é que a empresa também identifique setores que estejam gastando mais do que os outros.

Isso permitirá que o gestor analise o motivo e proponha medidas para reduzir ainda mais os gastos do setor e da empresa.

Benchmarking entre setores e organizações

O CSC também permite que áreas atuem em conjunto de forma mais eficiente, o que antes poderia ser inviável pela rotina de seus setores de origem.

Nesse caso, áreas como financeiro e estoque podem se comunicar facilmente e promover a troca de conhecimento, o que pode auxiliar na melhoria das atividades de cada uma.

O mesmo pode ocorrer quando existe mais de uma empresa no grupo. Nesse caso, o financeiro pode apontar melhores estratégias fiscais que já eram adotadas em outra organização e demonstrar como inseri-las no negócio, por exemplo. Em vez de contratar consultorias externas, melhores soluções serão encontradas na própria estrutura.

O benchmarking entre setores e empresas aumentará a qualidade e proporcionará situações em que o conhecimento compartilhado trará mais benefícios e redução de custos para o negócio.

Automação de etapas e soluções

Dúvidas recorrentes e processos básicos poderão ser automatizados nas primeiras etapas do processo. Assim, até mesmo as equipes do CSC serão utilizadas apenas quando for realmente necessária a intervenção de um especialista.

Robôs e bancos de dados poderão eliminar dúvidas dos usuários e clientes por meio de perguntas e respostas já previamente registradas.

Assim, o próprio usuário poderá conduzir seu atendimento e encontrar a solução necessária para sua dúvida. Se ela não estiver dentro das possibilidades registradas, uma nova linha de atuação dentro do CSC será acionada.

Essa organização une os benefícios que a tecnologia pode oferecer aos modelos de processos que reduzem os gastos com o atendimento, mesmo que interno.

Organograma mais inteligente

Ao adotar CSCs, uma empresa pode moldar seus setores com um número de funcionários reduzido, e, ainda assim, altamente qualificado.

Em vez de setores inchados, com diversos subordinados direcionados para tarefas burocráticas, o CSC permite que a empresa invista em funcionários talentosos e, até mesmo, proporcione incentivos para que eles aprimorem seus conhecimentos.

Os funcionários do CSC, por atuarem com processos bem definidos, não precisarão de altas qualificações na área.

Localização global estratégica

Com as evoluções tecnológicas, a distância não é mais um obstáculo para o andamento dos negócios. Sendo assim, a escolha do local onde o CSC será instalado pode considerar elementos como regiões nas quais os impostos são mais baratos, a mão de obra é abundante ou que governo ofereça incentivos para a construção de empresas.

Um CSC com grande representatividade na área de tecnologia da informação, por exemplo, pode ser instalado próximo a um centro universitário de TI, recebendo, assim, maior número de candidatos em formação, que, pela proximidade, terão o benefício de ingressar no mercado de trabalho.

Os CSCs poderão atender todas as filiais da empresa de um ponto único, ou de forma espalhada estrategicamente pelo território de atuação. Ainda assim, serão muito mais enxutos e padronizados, permitindo uma considerável redução de custos em todos os aspectos, seja de recursos humanos, seja nos processos.

Para que um negócio se solidifique e cresça de maneira saudável, é necessária uma gestão voltada para a redução de custos. Ela permitirá que toda a estrutura e a equipe estejam focadas e oferecendo o máximo de suas performances para o crescimento da empresa.

E a adoção do CSC é crucial para que a organização esteja focada em seu core business, não é mesmo? Então quer preparar sua estrutura para essa metodologia? Baixe agora o e-book sobre implantação de Centros de Serviços Compartilhados e saiba como.