Veja 4 dicas para melhorar a gestão de tarefas e trabalhos!

Um dos maiores desafios da gestão de tarefas está no estabelecimento de metas pouco realizáveis na prática. Isso gera graves consequências ao time, como a desmotivação no trabalho e a baixa qualidade do produto ou serviço que será entregue. Outra situação bastante complicada diz respeito à falta de uma melhor organização das atividades, bem como as atribuições delas aos colaboradores.

Esses e outros desafios podem ser resolvidos por meio de boas práticas e do uso de tecnologia. Pensando nisso, preparamos para você, neste artigo, 4 dicas que ajudarão a gerir melhor as tarefas na empresa, ressaltando também as ferramentas que podem ser adotadas. Boa leitura!

Dicas para gestão de tarefas e trabalhos

1. Crie objetivos diários

Quando o colaborador sabe exatamente o que fazer na jornada de trabalho, a sua produtividade tende a ser maior. Isso pode ser feito, por exemplo, elencando todas as atividades que devem ser feitas e o nível de prioridade delas. Nesse sentido, uma boa prática é priorizar, no início do dia, tudo aquilo que está pendente, é urgente ou possui um nível maior de complexidade. Procedendo dessa forma, o colaborador fica um pouco mais tranquilo no resto do dia, fazendo tarefas mais simples e com nível de prioridade menor.

2. Seja realista

Não é raro o caso de uma atividade ser delegada para ser concluída em tempo x que acaba extrapolando o prazo. Um dos motivos disso é a falta de realismo nos objetivos e nas metas que foram traçados. Uma forma simples de resolver essa situação é considerar uma "folga" no tempo de execução da tarefa, pois imprevistos podem acontecer ao longo do percurso e demandar um prazo maior.

3. Delegue tarefas

O gestor que opta por fazer uma quantidade excessiva de tarefas tende a se atrasar e prejudicar o andamento de um projeto. A partir do momento em que ele delega atividades, a sua atenção passa a ser voltada para as suas principais habilidades, que são as gerenciais. Conhecer bem o time e as expertises dos colaboradores é fundamental na hora de fazer a correta atribuição das tarefas.

4. Use indicadores para monitorar as tarefas

Qual é o objetivo de uma tarefa específica? Negociar com fornecedores e baixar custos? Aumentar a produtividade em algum setor? Dentro de uma empresa, existem inúmeros propósitos que fazem uma atividade fazer sentido, cabendo aos gestores usar indicadores e medir a efetividade do trabalho realizado.

Além disso, é possível também mensurar a performance individual e da equipe, visto que essas informações fornecem uma boa noção acerca do cumprimento de objetivos, metas e prazos. Os indicadores podem mostrar, por exemplo, que um profissional não está sendo produtivo naquela função que lhe foi delegada, mas pode ser remanejado para outra atividade e render mais.

Principais tecnologias compartilhadas para gestão de tarefas e trabalho?

As quatro dicas citadas podem ser melhor implementadas na gestão de tarefas com auxílio da tecnologia. Um dos principais benefícios de adotar um software é que ele executa rotinas manuais de forma rápida e com maior precisão do que um colaborador. Isso torna o profissional mais produtivo, principalmente se foram delegadas a ele várias atividades. Acompanhe as subseções a seguir e veja as principais tecnologias que podem ser praticadas na empresa!

Análise de dados

A análise de dados veio para tornar a empresa menos dependente da intuição do gestor. Em outras palavras, ele passa agora a embasar suas decisões em dados precisos e que podem ser atualizados em tempo real. Além de registros internos sobre vendas e faturamento, por exemplo, é possível coletar dados de fontes externas, bem como informações sobre mercado, demanda e hábitos de consumo do público.

Com essa tecnologia em mãos, fica mais fácil traçar objetivos e metas realistas, bem como se beneficiar dos indicadores de performance. O projeto e suas tarefas passam a ser melhor gerenciados desde a concepção, passando pela delegação de funções e pelo monitoramento dos resultados. Todo esse trabalho de coleta, análise e processamento de dados é feito por um software dotado de Big Data, um dos termos mais em alta no momento, principalmente por conta da aceleração da transformação digital nas empresas.

Documentos na nuvem

Suponha que a empresa expandiu suas operações e os servidores estão agora lotados. Se ela não tem mais onde armazenar os seus documentos, ela pode optar pela computação em nuvem, que tem como uma das principais vantagens a não necessidade de expandir a infraestrutura de TI. Mesmo que essa não seja a situação do negócio, o armazenamento na cloud traz vários impactos, a destacar:

• maior segurança dos dados, visto que existe o recurso de backup automático e proteção por criptografia;
• facilidade de acesso às informações;
• flexibilidade de custos, pois o serviço só será pago mediante os recursos utilizados;
• acesso do colaborador aos arquivos da empresa em qualquer lugar, bastando um dispositivo conectado à Internet;
• disponibilidade garantida, principalmente em picos de acessos ao sistema.

Comunicação integrada

Muitas empresas aderiram ao home office durante o isolamento social. Outras já tinham ciência dos benefícios desse modelo de trabalho mesmo antes da crise sanitária do novo coronavírus. Nesse sentido, a necessidade de investir em ferramentas robustas de comunicação aumentou, já que o trabalho colaborativo deveria continuar, mesmo remotamente.

Uma ferramenta de comunicação integrada possui basicamente os objetivos de passar informes da empresa aos colaboradores, fazer reuniões de alinhamento e coletar feedbacks do time. É fundamental que os gestores estejam atentos a essa questão, no intuito de manter o time coeso e motivado no cumprimento de suas atividades.

É preciso deixar claro que os profissionais administram de formas diferentes o home office. Uns conseguem ser mais produtivos trabalhando em casa, outros têm mais dificuldade e precisam ser acompanhados de perto. Além disso, como a equipe não está mais no escritório da empresa, é preciso que os gestores estejam abertos para coletar opiniões e feedbacks acerca do trabalho remoto e tomar decisões estratégicas com base nisso.

A gestão de tarefas, como vimos, pode melhorar bastante com o uso da tecnologia. A aceleração do processo de transformação digital na empresa é crucial para superar desafios como o estabelecimento de objetivos e metas pouco realizáveis na prática. Além disso, o uso de ferramentas tecnológicas contribui na melhor organização das tarefas e automação de rotinas, aumentando a produtividade do time e o valor agregado do produto ou serviço final.

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